Une lettre d’absentéisme doit préciser la raison de l’avertissement et les dates précises lorsqu’un employé a manqué le travail. L’énumération du résultat souhaité donne à l’employé un avis que l’entreprise s’attend à une amélioration de la fréquentation. Cet avertissement explique généralement les conséquences des absences répétées non excusées du travail et comprend un commentaire indiquant une croyance que le problème peut être résolu. Une lettre d’absence peut décrire des problèmes de nature similaire dans le passé.
Certaines entreprises préfèrent une réunion en face à face avec un employé qui manque trop de travail comme première étape avant l’envoi d’une lettre d’absentéisme. Donner au travailleur une copie de son dossier de présence documente les absences excessives et pourrait être la seule action nécessaire pour résoudre le problème. Une réunion donne également à l’employé l’occasion d’expliquer les circonstances au travail ou dans sa vie personnelle qui ont causé l’absentéisme.
Une lettre d’absentéisme propose parfois des conseils à l’employé ou lui demande de consentir à un examen médical. Cette lettre doit rester professionnelle et ne pas inclure d’opinions personnelles du travailleur. La raison de la lettre doit être indiquée, ainsi que les conséquences potentielles si l’assiduité au travail ne s’améliore pas. Si une politique de l’entreprise réglemente la présence des employés, la politique peut être mentionnée dans la lettre d’absentéisme.
Si un employé continue de s’absenter du travail sans motif valable, une deuxième lettre peut être rédigée plus sévèrement. Il peut noter les avertissements précédents et le manque d’amélioration du taux de présence de l’employé. La menace de licenciement apparaît généralement dans cette lettre d’absentéisme. Les preuves d’une faible assiduité doivent être clairement décrites dans cet avertissement, ainsi que tous les efforts déployés par l’employeur pour résoudre le problème.
Les gens s’absentent du travail pour différentes raisons, y compris la maladie et les blessures. Ces conditions sont généralement indépendantes de la volonté du travailleur et acceptées comme motifs légitimes d’absence. Certaines entreprises demandent une preuve à un médecin si des problèmes médicaux empêchent une personne de se rendre au travail, surtout si l’absence couvre une longue période. Lorsqu’un employé s’absente fréquemment du travail pour des raisons qu’il peut contrôler, cela justifie généralement des mesures disciplinaires progressives.
L’absentéisme habituel peut être défini dans la politique de l’entreprise, mais implique généralement des absences d’une journée qui se produisent souvent. La direction calcule généralement le nombre total de jours pendant lesquels un employé ne s’est pas présenté sur une période de temps prolongée. Ce nombre peut être comparé au taux de présence des autres employés pour déterminer si les absences sont excessives.
La dernière mesure généralement prise pour faire face à l’absentéisme chronique pourrait prendre la forme d’une lettre de résiliation. Cette lettre doit clairement indiquer qu’un employé n’a pas corrigé sa présence après des avertissements. Une lettre de résiliation demande généralement à l’employé de remettre les clés, l’équipement, les uniformes et tout autre bien appartenant à l’entreprise. Il comprend généralement une date d’entrée en vigueur et une date limite pour le retour des biens.
L’absentéisme affecte les collègues sur le lieu de travail qui pourraient couvrir des tâches normalement effectuées par des collègues absents. Lorsque cela se produit à plusieurs reprises, cela peut engendrer du ressentiment et affecter le moral. Les impacts financiers peuvent inclure le paiement d’heures supplémentaires pour que quelqu’un effectue un travail habituellement effectué par l’employé absent. L’absentéisme peut également affecter la productivité et perturber les horaires.