Une lettre d’appel écrite est un document approprié lorsqu’il y a un certain type d’objection à une décision qui a été rendue. Dans un cadre juridique, une lettre d’appel peut être rédigée par un avocat pour demander aux législateurs d’annuler une décision qui définit actuellement certains aspects du droit local. Dans un contexte commercial, une lettre d’appel peut être délivrée par un fournisseur à un vendeur dans l’espoir de rétablir une relation de travail perdue ou comme moyen pour un employé de demander à un employeur d’annuler un changement récent de procédure. Fondamentalement, une lettre d’appel est simplement une tentative pour qu’une autorité reconsidère une action ou une décision qui a eu lieu.
Le format réel d’une lettre d’appel est très simple et direct. Avec très peu de changements d’un environnement à l’autre, ce format de base fonctionne aussi bien pour faire appel aux autorités locales pour annuler une décision récente de convertir une rue à sens unique en une rue à double sens que pour un employé de demander à un employeur de reconsidérer un changement récent à une politique de vacances. Dans tous les cas, la lettre d’appel doit être dactylographiée plutôt qu’écrite à la main et doit être structurée sous la forme d’une lettre commerciale standard.
Le premier paragraphe d’une lettre d’appel établit qui écrit la lettre et quelle relation l’auteur a avec la question qui sera abordée. En plus d’établir l’identité de l’auteur, le premier paragraphe identifie également clairement l’affaire faisant l’objet de l’appel. Une fois ces deux faits fermement établis, l’écrivain peut passer à l’argumentation.
Au cours du deuxième paragraphe de l’appel écrit, l’auteur passe brièvement en revue la nature de la question qui fait l’objet de préoccupation. Les faits clés doivent être énoncés aussi clairement que possible, sans aucune tentative d’introduire de l’émotion dans l’énoncé des faits. L’utilisation d’un format à puces dans le cadre de ce paragraphe peut être utile pour attirer particulièrement l’attention sur la justification de la décision actuelle.
Après avoir établi les faits utilisés pour parvenir à la décision actuelle, la lettre d’appel commence à présenter les arguments en faveur du réexamen de cette décision. Ici, l’auteur utilisera d’autres faits pour réfuter le fondement de la décision initiale. L’idée est de fournir une raison suffisante pour que la décision soit reconsidérée en examinant les informations utilisées auparavant ainsi que ces nouvelles informations qui sont portées à l’attention dans la lettre d’appel. Comme le deuxième paragraphe, cette section de la lettre d’appel peut utiliser des puces pour attirer l’attention sur des faits particulièrement pertinents à la situation.
Le dernier paragraphe de la lettre d’appel devrait simplement résumer la position de l’auteur et exhorter le destinataire de la lettre à prendre en considération tous les faits présentés comme base pour renverser la décision actuelle. Tout le verbiage utilisé dans ce paragraphe devrait viser à promouvoir une approche juste et impartiale de la réévaluation, sans jeter aucune perception négative sur quiconque a participé à la prise de la décision actuellement en appel.
En fait, il est important qu’une lettre d’appel reste relativement exempte de tout type d’émotions suggérant un manque d’intelligence ou d’attention aux détails de la part de toute personne impliquée dans la prise de la décision initiale. Le but d’une lettre d’appel n’est pas de dénigrer les compétences ou les processus de pensée d’une autre personne ou d’un groupe de personnes. Pour cette raison, l’auteur d’une lettre d’appel devrait limiter tout verbiage émotionnel aux descriptions de son soutien à un réexamen de la décision.
Il est également important que le dernier paragraphe de la lettre d’appel fournisse des informations sur la façon dont le lecteur peut contacter l’auteur pour une interaction plus approfondie sur la question. Quelle que soit la nature du sujet traité, remercier le lecteur pour son temps est essentiel au maintien d’une posture professionnelle.