Lors de la rédaction d’une lettre d’accompagnement d’assistante de direction, le candidat doit utiliser une seule page pour démontrer ses compétences en secrétariat, une attention particulière aux détails et fournir des exemples spécifiques d’utilisation de ces compétences dans un cadre de travail précédent. Ces objectifs peuvent être atteints en créant un en-tête unique pour la lettre de motivation et le curriculum vitae, et en relisant les soumissions pour s’assurer qu’elles sont exemptes de fautes de grammaire et d’orthographe. La lettre peut être adressée au chef du service des ressources humaines ou à une personne menant des entretiens, et peut demander une heure et un lieu où le candidat peut se rencontrer pour discuter plus en détail de la manière dont ses compétences peuvent profiter à l’entreprise qui recrute.
Les tâches d’un assistant de direction comprennent généralement le classement, la télécopie, la réponse au téléphone et l’exécution de travaux informatiques de bureau. Ce type de poste sert à faciliter les besoins de la haute direction d’une entreprise ou d’une grande entreprise. Les vice-présidents d’entreprise, les dirigeants et les agents financiers utilisent généralement ce type d’assistant. Certains postes peuvent exiger que l’assistant exécutif s’occupe également de petites courses personnelles pour l’exécutif, telles que la planification des réservations pour les repas, la prise en charge des clients et la restauration des déjeuners d’affaires.
Lorsque vous postulez pour ce type de poste, la lettre de motivation d’assistant de direction doit généralement être limitée à une page. Le but de la lettre est de servir d’introduction au gestionnaire d’embauche, et potentiellement à l’exécutif à qui le poste répondra. Des informations détaillées, telles que l’emploi précédent, la durée du séjour dans d’anciens emplois et le niveau d’études peuvent être répertoriées sur le curriculum vitae ci-joint, qui peut comporter deux pages ou plus si nécessaire.
Le curriculum vitae et la lettre de motivation de l’assistant de direction peuvent être conçus pour se compléter avec style. Le demandeur peut utiliser un logiciel d’édition de mots de base pour créer un en-tête contenant son nom, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse e-mail. Ce papier à en-tête peut être imprimé sur le dessus du CV et de la lettre pour créer un look uniforme qui démontre également les compétences informatiques du candidat et son souci du détail.
La lettre d’accompagnement de l’assistant de direction doit être spécifique et concise dans son adresse, son contenu et ses salutations. La lettre peut commencer par s’adresser spécifiquement au responsable du recrutement si cette information est disponible, telle que « Cher M. Gomez », ou au service des ressources humaines de l’entreprise si le nom n’est pas fourni. Pour éviter une longueur et une verbosité inutiles, une lettre d’une page se compose généralement de quatre à cinq paragraphes, chaque paragraphe contenant trois à cinq phrases. Dans le dernier paragraphe, le candidat peut demander de convenir d’une heure et d’un lieu de réunion spécifiques où ses qualifications supplémentaires pourront être discutées lors d’un entretien. La nature de ce type de poste nécessite des compétences de bureau exceptionnelles, et le candidat doit relire la lettre plusieurs fois pour s’assurer qu’il n’y a pas de fautes de grammaire ou d’orthographe.
Le demandeur peut trouver avantageux d’utiliser la lettre de motivation d’assistante de direction comme une opportunité de fournir un exemple de ses compétences professionnelles. L’exemple doit être un cas spécifique dans lequel le candidat a utilisé des compétences pertinentes pour le nouvel emploi pour lequel elle postule. Par exemple, si les nouvelles qualifications professionnelles incluent la connaissance d’un certain type de programme informatique, le demandeur peut alors inclure un exemple de la façon dont il a utilisé ce type de programme pour réaliser une présentation ou une série de rapports pour son employeur précédent. Le candidat peut également lister les récompenses et toute reconnaissance spéciale qu’elle a pu recevoir dans le cadre d’expériences de travail antérieures en rapport avec ses talents et ses compétences.