Les procès-verbaux sont des notes prises pour conserver une trace de la réunion d’une entreprise ou d’un groupe. Ils sont généralement enregistrés par une personne désignée, bien que cela puisse changer d’une réunion à l’autre. Les procès-verbaux de la réunion doivent inclure des informations sur le lieu et la date de la réunion, les personnes qui y ont assisté, ce qui a été discuté lors de la réunion et tous les accords et décisions qui ont été pris.
Hormis le contenu commercial, le format des procès-verbaux ne change généralement pas d’une réunion à l’autre. Le procès-verbal doit commencer par le lieu de la réunion et la date de la réunion. L’heure de la réunion doit également être enregistrée, ainsi que le nom de l’entreprise ou de l’association. Les personnes présentes à la réunion doivent être enregistrées, ainsi que celles qui sont absentes. Le procès-verbal de la réunion est généralement distribué aux délégués absents et présents.
Le prochain point sera l’approbation du procès-verbal de la dernière réunion. Il devrait également y avoir une section spécifiquement pour toutes les questions qui surviennent concernant le procès-verbal de la dernière réunion. Habituellement, les membres qui étaient absents à la dernière réunion auront des points à soulever.
Les prochains points du procès-verbal seront les points à l’ordre du jour. Celles-ci tiendront compte des principaux points qui seront discutés lors de la réunion. Les décisions et les accords conclus seront également enregistrés à ce stade.
La personne qui rédige le procès-verbal ne doit pas essayer de prendre note de chaque point ou discussion fait lors de la réunion. Ces notes ne sont pas une copie exacte de chaque mot prononcé, et seules les décisions et accords importants doivent être enregistrés. Le procès-verbal doit également noter le nom de chaque personne qui présente une motion ou un point d’affaires.
Les procès-verbaux de réunion devraient indiquer quels participants étaient pour ou contre certaines décisions et certains accords. Si un vote sur une certaine question est pris, le procès-verbal doit indiquer qui a voté pour ou contre, ainsi que les noms des abstentions et la manière dont le vote a été pris.
L’un des derniers points devrait être toute autre motion d’affaires. Cela donne aux gens une chance d’exprimer leurs points de vue ou de faire valoir des points aux autres délégués. À la fin, la date, le lieu et l’heure de la prochaine réunion et le nom de la personne qui rédige le procès-verbal doivent être enregistrés.
Le procès-verbal de la réunion doit être dactylographié dès que possible après la réunion pour garder les points frais dans l’esprit de la personne qui a pris les notes. Une copie du procès-verbal doit être distribuée à tous les membres du groupe — à la fois ceux qui ont assisté et ceux qui étaient absents — avant la prochaine réunion. Cela donnera aux membres suffisamment de temps pour se préparer.