Une carrière en tant qu’assistant aux opérations consiste généralement à aider le directeur ou le directeur des opérations. C’est le travail de l’assistant d’aider le service des opérations à s’assurer que l’entreprise fonctionne efficacement et que les employés restent concentrés sur leur tâche. Ces personnes peuvent travailler dans une grande variété d’industries, mais ont tendance à avoir des tâches similaires. Certaines responsabilités courantes d’un assistant aux opérations comprennent la supervision des opérations quotidiennes, l’amélioration des pratiques commerciales, l’organisation de réunions, l’interaction avec les clients et l’exécution de certaines tâches de secrétariat.
L’un des aspects les plus fondamentaux d’un assistant aux opérations est de superviser les activités quotidiennes d’une entreprise. Selon le type d’entreprise, les spécificités de celle-ci peuvent être très différentes. Par exemple, une personne travaillant pour un magasin de vêtements pourrait engager des clients et répondre à des questions concernant les produits du magasin. D’autre part, une personne travaillant dans un restaurant peut vérifier l’inventaire des aliments et superviser les cuisiniers à la chaîne. Essentiellement, cette partie du travail est destinée à maintenir le flux des affaires et à empêcher les erreurs de se produire.
L’amélioration des pratiques commerciales globales est une autre grande partie de ce travail. Par exemple, un assistant aux opérations peut occasionnellement modifier les politiques de l’entreprise dans le but d’améliorer l’efficacité. Il peut également écouter les commentaires des clients afin de déterminer comment maximiser les ventes. Par conséquent, quelqu’un dans cette position devrait être un résolveur de problèmes qui est capable d’improviser si nécessaire.
Afin de garder les différents départements d’une entreprise sur la même longueur d’onde, un assistant d’exploitation peut également organiser des réunions de temps en temps. Il serait généralement chargé de désigner une heure et un lieu, et de contacter le personnel approprié. Cet aspect du travail requiert une personne bien organisée et capable de coordonner efficacement des événements.
Parallèlement à cela, un assistant aux opérations est souvent chargé d’interagir avec les clients. Lorsqu’on lui présente des questions ou des plaintes, c’est généralement à lui de fournir des réponses ou de réconcilier la situation. Dans certains contextes, il peut engager les clients en face à face. Dans d’autres, il peut principalement interagir par téléphone ou par courrier électronique. Par conséquent, il faut une personne possédant de solides compétences interpersonnelles dans une variété de formes de communication pour effectuer ce travail.
Certaines tâches de secrétariat occasionnelles sont également assez couramment effectuées par un assistant aux opérations. Cela peut inclure des tâches telles que la prise de rendez-vous pour un responsable des opérations, la saisie de documents, l’envoi de télécopies et la tenue de livres. De plus, il peut effectuer toute autre tâche pour laquelle un responsable des opérations a besoin d’aide. Cet aspect du travail nécessite une personne capable de suivre les commandes et d’effectuer plusieurs tâches à la fois.