Un assistant de bureau est chargé de fournir un soutien de bureau général à un groupe de personnes. Ce type d’assistant peut travailler dans un certain nombre de domaines, y compris les cabinets d’avocats, les écoles et de nombreuses entreprises. Les tâches précises dont l’assistant de bureau est responsable varient selon l’entreprise, mais il est courant qu’un assistant réponde au téléphone, effectue le classement et planifie des réunions. Divers types de tâches informatiques peuvent également être inclus, et l’utilisation de machines de bureau de base est courante. Différentes entreprises ont des attentes différentes pour les personnes occupant ce poste, c’est donc une bonne idée de lire attentivement la description de poste afin de déterminer ce qu’implique un poste de bureau spécifique.
Travailler avec des téléphones est souvent une grande partie du travail d’un assistant de bureau. Dans certaines entreprises, un assistant de bureau peut également être chargé de répondre aux e-mails et aux messages des réseaux sociaux. Les assistants communiquent souvent avec les clients et les relations commerciales en utilisant ces méthodes pour exécuter des fonctions essentielles pour l’entreprise.
L’utilisation du matériel de bureau est une autre grande partie du travail d’un assistant de bureau. Les scanners, les copieurs et les télécopieurs sont souvent utilisés pour exécuter diverses fonctions. Les ordinateurs, bien sûr, sont souvent utilisés pour le classement virtuel, la composition de messages et de nombreuses autres tâches. La saisie des données sur ordinateur est généralement confiée aux assistants de bureau, tout comme la maintenance des agendas informatisés et d’autres matériels organisationnels. Parfois, la gestion de petites sommes d’argent et la préparation de petits budgets sont également confiées aux assistants.
La prise de rendez-vous est souvent une tâche confiée aux assistants de bureau. Un assistant peut être chargé de planifier les réunions, de s’assurer que les rendez-vous ne se chevauchent pas et de rediriger les clients potentiels vers un membre approprié du personnel du bureau. Souvent, un assistant est également nécessaire pour organiser le courrier et d’autres supports de communication. Selon le type de travail effectué par le bureau, un assistant de bureau peut être tenu de signer les colis et les documents importants et de diriger ces documents vers leurs destinations appropriées.
Le devoir principal de tout assistant est d’aider les autres travailleurs, et donc les tâches précises qu’un assistant pourrait être invité à effectuer varient selon le bureau. Par exemple, dans une bibliothèque, un assistant peut être invité à appliquer des codes à barres sur les livres, tandis que dans une école, un assistant peut être invité à aider à distribuer des combinaisons de casiers. Dans cette profession, la flexibilité est extrêmement utile, surtout si quelqu’un travaille pour le bureau à titre temporaire. Ce qu’un assistant de bureau fait principalement, c’est de rendre le bureau plus facile à travailler, et l’assistant le fait en faisant ce qu’on lui dit.