Un assistant de bureau est charg? de fournir un soutien de bureau g?n?ral ? un groupe de personnes. Ce type d’assistant peut travailler dans un certain nombre de domaines, y compris les cabinets d’avocats, les ?coles et de nombreuses entreprises. Les t?ches pr?cises dont l’assistant de bureau est responsable varient selon l’entreprise, mais il est courant qu’un assistant r?ponde au t?l?phone, effectue le classement et planifie des r?unions. Divers types de t?ches informatiques peuvent ?galement ?tre inclus, et l’utilisation de machines de bureau de base est courante. Diff?rentes entreprises ont des attentes diff?rentes pour les personnes occupant ce poste, c’est donc une bonne id?e de lire attentivement la description de poste afin de d?terminer ce qu’implique un poste de bureau sp?cifique.
Travailler avec des t?l?phones est souvent une grande partie du travail d’un assistant de bureau. Dans certaines entreprises, un assistant de bureau peut ?galement ?tre charg? de r?pondre aux e-mails et aux messages des r?seaux sociaux. Les assistants communiquent souvent avec les clients et les relations commerciales en utilisant ces m?thodes pour ex?cuter des fonctions essentielles pour l’entreprise.
L’utilisation du mat?riel de bureau est une autre grande partie du travail d’un assistant de bureau. Les scanners, les copieurs et les t?l?copieurs sont souvent utilis?s pour ex?cuter diverses fonctions. Les ordinateurs, bien s?r, sont souvent utilis?s pour le classement virtuel, la composition de messages et de nombreuses autres t?ches. La saisie des donn?es sur ordinateur est g?n?ralement confi?e aux assistants de bureau, tout comme la maintenance des agendas informatis?s et d’autres mat?riels organisationnels. Parfois, la gestion de petites sommes d’argent et la pr?paration de petits budgets sont ?galement confi?es aux assistants.
La prise de rendez-vous est souvent une t?che confi?e aux assistants de bureau. Un assistant peut ?tre charg? de planifier les r?unions, de s’assurer que les rendez-vous ne se chevauchent pas et de rediriger les clients potentiels vers un membre appropri? du personnel du bureau. Souvent, un assistant est ?galement n?cessaire pour organiser le courrier et d’autres supports de communication. Selon le type de travail effectu? par le bureau, un assistant de bureau peut ?tre tenu de signer les colis et les documents importants et de diriger ces documents vers leurs destinations appropri?es.
Le devoir principal de tout assistant est d’aider les autres travailleurs, et donc les t?ches pr?cises qu’un assistant pourrait ?tre invit? ? effectuer varient selon le bureau. Par exemple, dans une biblioth?que, un assistant peut ?tre invit? ? appliquer des codes ? barres sur les livres, tandis que dans une ?cole, un assistant peut ?tre invit? ? aider ? distribuer des combinaisons de casiers. Dans cette profession, la flexibilit? est extr?mement utile, surtout si quelqu’un travaille pour le bureau ? titre temporaire. Ce qu’un assistant de bureau fait principalement, c’est de rendre le bureau plus facile ? travailler, et l’assistant le fait en faisant ce qu’on lui dit.