Les commis techniques peuvent faire des choses l?g?rement diff?rentes dans diff?rentes entreprises, mais dans la plupart des cas, leur travail se concentre fortement sur le classement de documents, ? la fois dans des fichiers papier et des bases de donn?es num?riques ; ils peuvent ?galement ?tre impliqu?s dans la conception d’archives et de syst?mes informatiques pour promouvoir l’efficacit? pour leur environnement sp?cifique. Dans de nombreux cas, le travail implique ?galement beaucoup de travail de bureau et de t?ches administratives de base, ce qui a conduit certaines personnes ? assimiler ce poste ? celui de secr?taire de base. Bien que les descriptions de poste se chevauchent fr?quemment, la plupart des postes techniques n?cessitent une connaissance approfondie de l’ing?nierie de l’information plut?t que de la simple gestion de documents. Ces types de professionnels sont ?galement fr?quemment appel?s ? relire et parfois ?galement ? ?diter des documents techniques et des manuels, ce que la plupart des assistants administratifs standard ne font pas, et ils sont souvent tenus de s’assurer que tous les syst?mes de classement de documents sont conformes aux r?gles et r?glements.
Param?tre de t?che principal
Dans la plupart des cas, les commis techniques servent de professionnels de l’assistance qui aident ? traiter et ? classer des informations hautement techniques et sp?cifiques, et en tant que tel, il est plus courant de trouver ce genre d’emploi dans les industries qui traitent beaucoup avec une documentation dense et ont beaucoup d’exigences de classement. Les entreprises de g?nie de la construction sont parmi les employeurs les plus courants, avec les entrepreneurs g?n?raux. Les ?diteurs de logiciels et les soci?t?s qui vendent principalement des solutions de bases de donn?es num?riques peuvent ?galement avoir besoin de personnes poss?dant ce type d’expertise. Certaines entreprises m?dicales comme les h?pitaux et les compagnies d’assurance ont ?galement des emplois disponibles. Le travail sera n?cessairement diff?rent selon les endroits, mais les t?ches et les t?ches principales sont g?n?ralement ? peu pr?s les m?mes.
D?p?t de documents
La gestion des documents est g?n?ralement l’une des t?ches les plus importantes que font les employ?s techniques. Cela peut couvrir n’importe quoi, de la r?ception de documents ? leur traitement comme re?u et ? leur stockage, ? l’envoi de fichiers importants hors de l’entreprise ou du bureau ? d’autres et au tra?age et ? la garantie de la r?ception.
Certains des documents les plus importants ont tendance ? concerner le personnel, y compris les documents initiaux des employ?s, les dossiers de formation et toutes les notes concernant les mesures disciplinaires des employ?s. En outre, la plupart des emplois de commis consistent ? organiser les documents qui r?pertorient les exigences des projets et tout changement apport? aux op?rations, en veillant ? ce que les r?gles soient respect?es et les d?lais respect?s. Ces documents doivent g?n?ralement ?tre constamment mis ? jour et facilement accessibles afin que les responsables puissent y acc?der ? tout moment.
Base de donn?es num?rique
Le classement ne se limite g?n?ralement pas aux documents papier. On s’attend ?galement ? ce qu’une personne occupant ce poste soit capable d’utiliser la technologie pour garder les documents organis?s. Ce type d’employ? devrait g?n?ralement ?tre en mesure de d?terminer quel logiciel serait utile et devrait savoir comment utiliser une vari?t? de programmes diff?rents. Les t?ches connexes incluent souvent l’installation et le d?pannage du logiciel si n?cessaire, ainsi que la cr?ation et la mise ? jour des bases de donn?es. On peut ?galement s’attendre ? ce que les employ?s ayant une formation technique aident leurs coll?gues dans d’autres t?ches techniques impliquant l’ordinateur, en particulier en ce qui concerne les rapports ou les syst?mes de classement en ligne.
Concevoir des syst?mes et am?liorer l’efficacit?
Selon l’organisation, un commis ? ce titre peut ?galement ?tre appel? ? concevoir des syst?mes de classement et de gestion des documents ? partir de z?ro. Ce type de mission concerne souvent beaucoup l’ing?nierie documentaire, et le r?le principal du commis est g?n?ralement de trouver des moyens de rendre les syst?mes plus efficaces et plus conviviaux.
Selon le contexte, il ou elle peut ?galement aider l’entreprise ? se conformer aux lois requises en mati?re de stockage et de classement des documents. Les entreprises qui traitent des ?l?ments tels que des informations financi?res sensibles ou des donn?es de sant? sont souvent soumises ? des normes plus strictes et doivent se conformer ? certaines r?glementations, des r?glementations susceptibles de changer p?riodiquement. Les commis sont souvent charg?s de rester au fait des r?gles pertinentes et d’aider ? s’assurer que les syst?mes en place sont conformes.
Relecture et ?dition
Dans certains cas, des commis poss?dant une expertise technique aident m?me ? cr?er et ? ?diter des manuels techniques pour s’assurer que les informations sont exactes. La relecture et l’?dition sont une grande partie du processus, mais dans certains cas, ces types de professionnels peuvent en fait ?tre invit?s ? cr?er des guides ou des manuels – souvent pour des choses comme les syst?mes de navigation de documents – qui peuvent ?tre largement distribu?s aux employ?s et aux autres utilisateurs du programme dans question.
T?ches de bureau de base
Semblable ? d’autres types de commis, un commis technique doit g?n?ralement effectuer certaines t?ches de bureau tout au long de la journ?e. Cela signifie que les professionnels peuvent s’attendre ? r?pondre au t?l?phone et soit r?pondre ? la question pos?e, soit transf?rer l’appelant ? quelqu’un d’autre. Ils peuvent ?galement accueillir les personnes qui visitent le bureau et servent parfois de premier contact avec l’entreprise. Les t?ches de bureau suppl?mentaires peuvent inclure la t?l?copie, l’envoi de courrier ?lectronique et la gestion de la correspondance.