Les commis techniques peuvent faire des choses légèrement différentes dans différentes entreprises, mais dans la plupart des cas, leur travail se concentre fortement sur le classement de documents, à la fois dans des fichiers papier et des bases de données numériques ; ils peuvent également être impliqués dans la conception d’archives et de systèmes informatiques pour promouvoir l’efficacité pour leur environnement spécifique. Dans de nombreux cas, le travail implique également beaucoup de travail de bureau et de tâches administratives de base, ce qui a conduit certaines personnes à assimiler ce poste à celui de secrétaire de base. Bien que les descriptions de poste se chevauchent fréquemment, la plupart des postes techniques nécessitent une connaissance approfondie de l’ingénierie de l’information plutôt que de la simple gestion de documents. Ces types de professionnels sont également fréquemment appelés à relire et parfois également à éditer des documents techniques et des manuels, ce que la plupart des assistants administratifs standard ne font pas, et ils sont souvent tenus de s’assurer que tous les systèmes de classement de documents sont conformes aux règles et règlements.
Paramètre de tâche principal
Dans la plupart des cas, les commis techniques servent de professionnels de l’assistance qui aident à traiter et à classer des informations hautement techniques et spécifiques, et en tant que tel, il est plus courant de trouver ce genre d’emploi dans les industries qui traitent beaucoup avec une documentation dense et ont beaucoup d’exigences de classement. Les entreprises de génie de la construction sont parmi les employeurs les plus courants, avec les entrepreneurs généraux. Les éditeurs de logiciels et les sociétés qui vendent principalement des solutions de bases de données numériques peuvent également avoir besoin de personnes possédant ce type d’expertise. Certaines entreprises médicales comme les hôpitaux et les compagnies d’assurance ont également des emplois disponibles. Le travail sera nécessairement différent selon les endroits, mais les tâches et les tâches principales sont généralement à peu près les mêmes.
Dépôt de documents
La gestion des documents est généralement l’une des tâches les plus importantes que font les employés techniques. Cela peut couvrir n’importe quoi, de la réception de documents à leur traitement comme reçu et à leur stockage, à l’envoi de fichiers importants hors de l’entreprise ou du bureau à d’autres et au traçage et à la garantie de la réception.
Certains des documents les plus importants ont tendance à concerner le personnel, y compris les documents initiaux des employés, les dossiers de formation et toutes les notes concernant les mesures disciplinaires des employés. En outre, la plupart des emplois de commis consistent à organiser les documents qui répertorient les exigences des projets et tout changement apporté aux opérations, en veillant à ce que les règles soient respectées et les délais respectés. Ces documents doivent généralement être constamment mis à jour et facilement accessibles afin que les responsables puissent y accéder à tout moment.
Base de données numérique
Le classement ne se limite généralement pas aux documents papier. On s’attend également à ce qu’une personne occupant ce poste soit capable d’utiliser la technologie pour garder les documents organisés. Ce type d’employé devrait généralement être en mesure de déterminer quel logiciel serait utile et devrait savoir comment utiliser une variété de programmes différents. Les tâches connexes incluent souvent l’installation et le dépannage du logiciel si nécessaire, ainsi que la création et la mise à jour des bases de données. On peut également s’attendre à ce que les employés ayant une formation technique aident leurs collègues dans d’autres tâches techniques impliquant l’ordinateur, en particulier en ce qui concerne les rapports ou les systèmes de classement en ligne.
Concevoir des systèmes et améliorer l’efficacité
Selon l’organisation, un commis à ce titre peut également être appelé à concevoir des systèmes de classement et de gestion des documents à partir de zéro. Ce type de mission concerne souvent beaucoup l’ingénierie documentaire, et le rôle principal du commis est généralement de trouver des moyens de rendre les systèmes plus efficaces et plus conviviaux.
Selon le contexte, il ou elle peut également aider l’entreprise à se conformer aux lois requises en matière de stockage et de classement des documents. Les entreprises qui traitent des éléments tels que des informations financières sensibles ou des données de santé sont souvent soumises à des normes plus strictes et doivent se conformer à certaines réglementations, des réglementations susceptibles de changer périodiquement. Les commis sont souvent chargés de rester au fait des règles pertinentes et d’aider à s’assurer que les systèmes en place sont conformes.
Relecture et édition
Dans certains cas, des commis possédant une expertise technique aident même à créer et à éditer des manuels techniques pour s’assurer que les informations sont exactes. La relecture et l’édition sont une grande partie du processus, mais dans certains cas, ces types de professionnels peuvent en fait être invités à créer des guides ou des manuels – souvent pour des choses comme les systèmes de navigation de documents – qui peuvent être largement distribués aux employés et aux autres utilisateurs du programme dans question.
Tâches de bureau de base
Semblable à d’autres types de commis, un commis technique doit généralement effectuer certaines tâches de bureau tout au long de la journée. Cela signifie que les professionnels peuvent s’attendre à répondre au téléphone et soit répondre à la question posée, soit transférer l’appelant à quelqu’un d’autre. Ils peuvent également accueillir les personnes qui visitent le bureau et servent parfois de premier contact avec l’entreprise. Les tâches de bureau supplémentaires peuvent inclure la télécopie, l’envoi de courrier électronique et la gestion de la correspondance.