Un comptable scolaire est une personne qui gère les finances d’une université, d’un lycée, d’une école primaire ou d’un autre établissement d’enseignement. Il ou elle est responsable de l’équilibre des budgets, de l’acquisition des fonds et des fournitures, du paiement des factures et de la tenue de dossiers financiers détaillés. Les comptables scolaires et leurs assistants gèrent également la paie et les avantages sociaux des employés et se rendent disponibles pour répondre aux questions et aux préoccupations. Certains comptables réussis sont en mesure de trouver un emploi dans des institutions plus importantes ou des bureaux centraux pour des districts scolaires entiers.
Afin de maintenir une situation financière solide et de s’assurer que les programmes et les départements reçoivent le financement dont ils ont besoin, un comptable scolaire doit tenir des registres monétaires très prudents et complets. Il ou elle doit enregistrer toutes les transactions, organiser les reçus et les bons de commande et s’assurer que les factures sont payées en temps opportun. Un comptable effectue généralement des audits mensuels et annuels programmés pour s’assurer que les enregistrements sont entièrement exacts. Il ou elle inspecte minutieusement les audits pour déterminer un certain nombre de détails importants, tels que les domaines où de l’argent peut être économisé et les départements qui ont besoin de fonds supplémentaires.
Les comptables dans les systèmes scolaires s’assurent que les employés salariés et horaires reçoivent la rémunération et les avantages appropriés. Les enseignants, les concierges et les employés administratifs dépendent de comptables compétents pour préparer leurs chèques et tenir des registres sur leurs vacances et leurs avantages sociaux. De plus, de nombreux comptables travaillent directement avec les nouveaux employés pour expliquer les procédures de paie. Lorsqu’un écart ou une erreur est trouvé dans le chèque ou le dossier financier d’un employé, le comptable de l’école tente de résoudre le problème ou de porter le problème à l’attention des responsables de l’école si nécessaire.
La plupart des comptables scolaires utilisent des programmes informatiques spécialisés, des logiciels de traitement de texte, des bases de données et des tableurs pour les aider à gérer les dossiers financiers. Un professionnel doit être à l’aise avec les ordinateurs, apprendre de nouveaux logiciels et maîtriser la capacité de saisir des données rapidement et avec précision. Les particuliers sont fréquemment tenus de saisir et d’imprimer des factures, des bons de commande, des reçus et des rapports financiers.
Une personne qui souhaite devenir comptable scolaire doit généralement obtenir au moins un baccalauréat en finance, comptabilité ou administration des affaires. Certains comptables scolaires, en particulier les employés universitaires et ceux qui supervisent des districts entiers, détiennent fréquemment des maîtrises dans le domaine. Les nouveaux comptables se forment généralement sous la direction de comptables et d’administrateurs établis pour apprendre les détails d’un travail spécifique. Selon l’emplacement et l’employeur, un comptable scolaire peut être tenu d’obtenir une licence avant de travailler de manière indépendante, ce qui implique généralement de passer un examen écrit administré par l’État ou le pays de l’individu.