La fonction principale d’un coordonnateur juridique est de travailler avec les avocats, les auxiliaires juridiques, les parajuristes et les autres membres de l’équipe des services juridiques. Ils sont chargés de gérer le flux de documents, d’informations et de données au sein de l’équipe. La grande majorité des postes de coordonnateur juridique se trouvent dans de grands cabinets d’avocats, où plusieurs personnes travaillent sur les dossiers des clients.
Il existe plusieurs cheminements de carrière et méthodes pour devenir coordinateur juridique. En Europe, ces coordinateurs sont des avocats certifiés. Ils sont souvent amenés à voyager beaucoup et doivent être autorisés à travailler dans plusieurs pays européens. Ce rôle se trouve souvent dans les grandes entreprises internationales qui ont besoin d’informations provenant de plusieurs emplacements pour mener à bien différents processus. Le coordinateur est responsable de la gestion du dossier, dans un rôle très similaire à celui de chef de projet.
En Amérique du Nord, le coordinateur juridique est généralement un poste administratif. Les candidats doivent avoir un certain type de formation juridique, mais c’est généralement en tant qu’assistant juridique ou associé. Le but premier du rôle reste la coordination de l’information, mais le niveau de responsabilité est très différent. En Europe, les clients sur de gros dossiers s’attendent à communiquer directement avec le coordinateur. En Amérique du Nord, le coordinateur donne un aperçu de l’état du dossier à l’avocat principal, qui communique directement avec le client.
L’expérience est la considération la plus importante lors de la recherche d’un poste de coordinateur juridique. Deux types d’expérience sont requis pour ce poste : la gestion de dossiers et la documentation de processus. En tant que coordonnateur, il ou elle doit avoir des compétences avancées en logiciels informatiques, en plus d’excellentes compétences en organisation, communication et relations interpersonnelles.
La gestion des dossiers est plus qu’un simple classement, et cela est particulièrement pertinent pour un coordinateur juridique. La gestion du flux de documents, en s’assurant que les personnes appropriées reçoivent les bons documents en temps opportun, et que les informations dans le dossier principal sont bien organisées et à jour est très importante. Les techniques d’archivage, d’indexation et de recoupement sont toutes nécessaires pour garantir que les documents peuvent être récupérés rapidement en cas de besoin.
La documentation des processus est un ensemble d’instructions écrites concernant la gestion des différents processus commerciaux au sein de l’entreprise. Dans la profession juridique, il est très important que tous les processus entourant la gestion des documents, des dossiers, des informations et des données soient clairement documentés. Ces procédures peuvent être utilisées devant les tribunaux en cas de litige concernant la sécurité des documents et les mesures prises par le cabinet d’avocats pour protéger la confidentialité et les droits de ses clients.