Un coordinateur du contr?le des documents est responsable de tout type de documentation qu’une entreprise pourrait utiliser pour mener des op?rations commerciales. Cela comprend g?n?ralement des images et des diagrammes, des enregistrements informatiques et des documents ?crits. Ce coordinateur peut mettre en place un syst?me de documentation et sera g?n?ralement charg? de sa gestion et de son contr?le. Il peut ?galement ?tre charg? de cr?er des proc?dures d’utilisation du syst?me et aidera probablement les autres ? utiliser les proc?dures efficacement. Le coordinateur du contr?le des documents est essentiel au succ?s des d?partements de production, car il est charg? d’aider ? suivre les changements et les am?liorations des projets.
Les types de documents qu’un coordinateur devra suivre et stocker varieront d’un secteur ? l’autre. Selon le type d’entreprise dans laquelle il travaille, un coordinateur du contr?le des documents d?veloppera et mettra en ?uvre un syst?me de stockage et de r?cup?ration de toute documentation n?cessaire. Il peut collecter et suivre des dossiers papier, des illustrations et des plans. Il peut ?galement ?tre responsable du contr?le de la facturation et d’autres documents li?s ? un projet sp?cifique au sein de l’entreprise. Le syst?me peut ?tre ? l’?chelle de l’entreprise, auquel cas le coordinateur aura plusieurs d?partements diff?rents impliqu?s selon le type de documentation.
Dans tout projet d’entreprise impliquant la tenue de dossiers, plusieurs d?partements et employ?s seront impliqu?s dans la cr?ation et la diffusion d’informations. Le coordinateur du contr?le des documents g?rera tout effort de collecte et de contr?le de cette masse d’informations et de tous les documents ou fichiers informatiques qui l’accompagnent. Cela fera de la communication efficace avec d’autres d?partements et organisations externes un r?le vital pour toute personne exer?ant cette profession.
Les documents que le coordinateur doit superviser peuvent provenir des services internes de l’entreprise ou de sous-traitants et clients externes. Il doit souvent v?rifier les informations aupr?s de plusieurs superviseurs diff?rents pour s’assurer que la documentation est exacte, et il peut ?tre charg? de pr?parer et de distribuer des copies de documents aux services internes et externes. Le coordinateur du contr?le des documents sera charg? de suivre les changements dans la mod?lisation et la construction des produits, ainsi que le stockage et la r?cup?ration des documents pour ?valuation et examen. De plus, il peut ?tre charg? de pr?senter les informations de contr?le des documents ? la direction et aux clients.
La journ?e type d’un coordinateur du contr?le des documents sera probablement consacr?e ? l’organisation, au catalogage et au suivi des fichiers papier et ?lectroniques. Il passera du temps ? se coordonner avec les autres au sein de sa propre entreprise, ainsi qu’avec ceux d’organisations ext?rieures. Il peut passer une partie de sa journ?e ? superviser et ? former d’autres personnes sur les politiques et proc?dures de contr?le des documents.