Un coordinateur du contrôle des documents est responsable de tout type de documentation qu’une entreprise pourrait utiliser pour mener des opérations commerciales. Cela comprend généralement des images et des diagrammes, des enregistrements informatiques et des documents écrits. Ce coordinateur peut mettre en place un système de documentation et sera généralement chargé de sa gestion et de son contrôle. Il peut également être chargé de créer des procédures d’utilisation du système et aidera probablement les autres à utiliser les procédures efficacement. Le coordinateur du contrôle des documents est essentiel au succès des départements de production, car il est chargé d’aider à suivre les changements et les améliorations des projets.
Les types de documents qu’un coordinateur devra suivre et stocker varieront d’un secteur à l’autre. Selon le type d’entreprise dans laquelle il travaille, un coordinateur du contrôle des documents développera et mettra en œuvre un système de stockage et de récupération de toute documentation nécessaire. Il peut collecter et suivre des dossiers papier, des illustrations et des plans. Il peut également être responsable du contrôle de la facturation et d’autres documents liés à un projet spécifique au sein de l’entreprise. Le système peut être à l’échelle de l’entreprise, auquel cas le coordinateur aura plusieurs départements différents impliqués selon le type de documentation.
Dans tout projet d’entreprise impliquant la tenue de dossiers, plusieurs départements et employés seront impliqués dans la création et la diffusion d’informations. Le coordinateur du contrôle des documents gérera tout effort de collecte et de contrôle de cette masse d’informations et de tous les documents ou fichiers informatiques qui l’accompagnent. Cela fera de la communication efficace avec d’autres départements et organisations externes un rôle vital pour toute personne exerçant cette profession.
Les documents que le coordinateur doit superviser peuvent provenir des services internes de l’entreprise ou de sous-traitants et clients externes. Il doit souvent vérifier les informations auprès de plusieurs superviseurs différents pour s’assurer que la documentation est exacte, et il peut être chargé de préparer et de distribuer des copies de documents aux services internes et externes. Le coordinateur du contrôle des documents sera chargé de suivre les changements dans la modélisation et la construction des produits, ainsi que le stockage et la récupération des documents pour évaluation et examen. De plus, il peut être chargé de présenter les informations de contrôle des documents à la direction et aux clients.
La journée type d’un coordinateur du contrôle des documents sera probablement consacrée à l’organisation, au catalogage et au suivi des fichiers papier et électroniques. Il passera du temps à se coordonner avec les autres au sein de sa propre entreprise, ainsi qu’avec ceux d’organisations extérieures. Il peut passer une partie de sa journée à superviser et à former d’autres personnes sur les politiques et procédures de contrôle des documents.