Un réceptionniste accueille les visiteurs à leur arrivée dans une entreprise et est souvent la première voix que les gens entendent lorsqu’ils téléphonent à l’entreprise. Il ou elle effectue généralement un certain nombre de tâches administratives, notamment la distribution du courrier et le classement. Selon le lieu de travail, une personne occupant ce poste peut se spécialiser dans des domaines tels que la facturation, les réservations ou l’aide à la sécurité. Il ou elle peut travailler partout où il y a un espace d’accueil, d’une usine de fabrication à un hôtel.
Devoirs
Les principales tâches d’un réceptionniste à la réception sont de faire en sorte que les gens se sentent les bienvenus, de répondre aux questions et de les diriger vers d’autres parties du bâtiment. En plus de cela, la plupart font du travail de bureau. Ils traitent la correspondance écrite, prennent des rendez-vous, envoient et transmettent des courriels, compilent des rapports et assurent le bon fonctionnement du bureau. La préparation des lettres et des colis pour l’expédition est une tâche régulière, tout comme le développement de bonnes relations avec les services d’expédition et de messagerie.
Les réceptionnistes qui sont en poste depuis un certain temps peuvent avoir des tâches supplémentaires, comme une comptabilité légère et la recherche de fournisseurs potentiels. Ceci est particulièrement fréquent dans les entreprises qui n’ont pas d’autre personnel administratif, comme une secrétaire. Il ou elle peut également générer des rapports et des feuilles de calcul et aider à organiser des réunions. Certaines entreprises ont également des réceptionnistes qui tiennent des dossiers sur d’autres employés, y compris des informations sur leur présence et les évaluations de rendement.
Spécialisations
Les réceptionnistes ont parfois des spécialisations en fonction de leur lieu de travail. Par exemple, celui qui travaille dans un cabinet d’avocats peut devoir avoir une compréhension de base du type de droit dans lequel son cabinet est spécialisé, tandis que celui qui travaille dans un cabinet médical peut devoir être capable de faire la facturation médicale et comprendre les bases de l’assurance maladie. De même, la réceptionniste d’un hôtel doit être en mesure de prendre les réservations et de diriger les gens vers les entreprises et les points de repère locaux. Ceux qui travaillent dans des lieux qui fabriquent des produits tangibles ou abritent des expositions, comme une usine ou un musée, peuvent également guider les visiteurs lors de visites. Certains endroits peuvent également demander à des personnes occupant ce poste d’aider à la sécurité en enregistrant et en déconnectant les visiteurs ou en leur demandant de s’identifier.
Exigences personnelles et éducatives
Un réceptionniste doit être très organisé, amical et engageant. Il ou elle doit être capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de prioriser les projets en cas de besoin. La différence entre un bon et un excellent réceptionniste se résume souvent à de bonnes compétences en résolution de problèmes et à la capacité d’interagir avec une grande variété de personnes.
Toute personne occupant ce poste doit savoir travailler avec les ordinateurs et les systèmes de télécommunication. Il ou elle doit contacter régulièrement les employés, les clients et les fournisseurs, et doit être en mesure d’appeler, d’envoyer des e-mails et de texter efficacement selon les besoins. Bien que cela ne soit pas toujours obligatoire, une formation en visioconférence Web et en voix sur IP (VoIP) est un plus.
Il n’y a pas d’exigences éducatives formelles pour devenir réceptionniste à la réception. Certaines entreprises prennent des personnes qui ont juste un diplôme d’études secondaires et les forment sur le tas. Avoir au moins un diplôme d’associé peut cependant augmenter considérablement les chances d’une personne d’obtenir ce type d’emploi, et certains endroits exigent des diplômes plus avancés.