Les tâches d’un secrétaire junior peuvent varier en fonction de l’entreprise pour laquelle il travaille, ainsi que du nombre d’autres employés. Il s’agit d’un poste d’assistant administratif de niveau d’entrée, cependant, de nombreuses personnes peuvent commencer à ce poste avec très peu d’expérience ou d’éducation, ce qui est un grand avantage. Dans la plupart des cas, un secrétaire junior relèvera d’un secrétaire occupant un poste supérieur et se verra attribuer de nombreuses tâches dans le bureau. Cela peut impliquer de répondre au téléphone, d’accueillir les clients à leur arrivée et de garder les fichiers organisés. Certaines secrétaires juniors sont également responsables du nettoyage du bureau et de la propreté des toilettes.
En règle générale, les responsabilités quotidiennes d’un secrétaire junior consisteront à s’assurer que le bureau fonctionne efficacement et avec succès. Répondre au téléphone et diriger les appels vers la bonne personne est souvent une grande partie de la journée. Une secrétaire junior peut également être chargée de répondre aux e-mails, ainsi que de recevoir et de trier le courrier physique chaque jour pour l’envoyer au bon endroit. L’utilisation de machines de bureau pour faire des copies, distribuer des mémos ou rédiger des lettres est une autre partie importante du travail, donc une personne occupant ce poste doit avoir d’excellentes compétences en communication et en dactylographie, ainsi qu’une compréhension de la technologie bureautique.
Accueillir les clients sans rendez-vous, les aider à répondre à des questions ou à remplir des documents, pourrait également faire partie des responsabilités professionnelles d’une secrétaire junior. Il est important d’être aimable, de toujours avoir l’air et de se comporter de manière professionnelle. Dans certains bureaux, la secrétaire peut être la première personne que les gens voient lorsqu’ils franchissent la porte, c’est donc particulièrement important. En conséquence, le secrétaire subalterne pourrait également être responsable du maintien de l’apparence du bureau; classer les documents, garder les choses propres et bien rangées et garder les zones propres.
Certaines secrétaires peuvent également être chargées de l’entretien des fournitures de bureau. Une secrétaire junior peut être invitée à faire l’inventaire, par exemple, et à passer une commande de fournitures supplémentaires au fur et à mesure qu’elles sont nécessaires. Les secrétaires qui réussissent dans leurs tâches de base peuvent se voir confier des responsabilités supplémentaires telles que la planification et la planification de réunions, ou la rédaction de procès-verbaux de réunion et la préparation de rapports, par exemple. En règle générale, les secrétaires juniors sont éligibles aux promotions car elles acquièrent une expérience de travail et des compétences de bureau supplémentaires, ce qui en fait un cheminement de carrière rentable pour de nombreuses personnes intéressées par ce type de travail.