Un stagiaire en gestion d’?v?nements travaille sous la tutelle d’un gestionnaire d’?v?nements pour assurer le bon d?roulement de tous les aspects d’un ?v?nement planifi?. La gestion d’?v?nements est un terme utilis? pour d?crire l’acte de planifier et d’ex?cuter des ?v?nements, et de nombreuses ?coles proposent des dipl?mes en gestion h?teli?re et h?teli?re pour former les gestionnaires d’?v?nements. Le stagiaire en gestion d’?v?nements travaille avec le gestionnaire d’?v?nements pour coordonner le th?me, le budget, la nourriture, le lieu, la musique, les communiqu?s de presse, la s?curit? et de nombreux autres aspects logistiques requis lors de l’organisation d’un ?v?nement.
Le th?me est g?n?ralement le premier ?l?ment discut? lorsque les gestionnaires d’?v?nements travaillent avec un client. Comprendre exactement ce que veut le client aide le gestionnaire d’?v?nements et le stagiaire en gestion d’?v?nements ? savoir par o? commencer. Les postes de stagiaire impliquent souvent des recherches sur l’histoire derri?re le th?me pour atteindre l’exactitude historique. Par exemple, une f?te costum?e Autant en emporte le vent devrait inclure des robes d’avant-guerre et peut-?tre m?me de la nourriture et de la musique de l’?poque. Le stagiaire gestionnaire d’?v?nements recherche les ?l?ments normaux de cette p?riode et fournit au gestionnaire d’?v?nements les d?tails n?cessaires pour d?velopper un plan.
La budg?tisation est un autre aspect important de la planification d’?v?nements. Une fois le th?me ?tabli, le responsable de l’?v?nement discutera des seuils budg?taires avec le client pour d?terminer le montant des d?penses disponibles. Le stagiaire est alors charg? de demander des devis aux diff?rents fournisseurs, de consolider les informations et de fournir au responsable de l’?v?nement un rapport ? revoir. Selon le rapport final, des n?gociations peuvent ?tre n?cessaires pour s’assurer que les besoins du client sont satisfaits. Le stagiaire peut assister aux n?gociations entre le responsable de l’?v?nement et les fournisseurs ou le client pour apprendre comment l’art de la n?gociation est men?.
Un stagiaire en gestion d’?v?nements est parfois consid?r? comme un gopher en raison du nombre de t?ches de derni?re minute qui lui sont assign?es. ? l’approche du jour de l’?v?nement, de nombreuses petites activit?s telles que t?l?phoner pour confirmer les livraisons ou v?rifier la liste des RSVP incombent au stagiaire. Les sessions de retour d’information quotidiennes sont courantes o? le responsable de l’?v?nement et le stagiaire parcourent une liste de contr?le pour s’assurer que tous les aspects sont trait?s en temps opportun.
Le jour de l’?v?nement proprement dit, le stagiaire en gestion d’?v?nements est g?n?ralement charg? de coordonner en coulisses avec les diff?rents fournisseurs. Des choses banales telles que la planification des zones de stationnement et de d?chargement pour les vendeurs ainsi que la confirmation des bons articles command?s ont ?t? livr?es au stagiaire. Lorsque l’?v?nement a commenc?, le responsable de l’?v?nement peut faire partie des festivit?s et le stagiaire surveillera en permanence les fournisseurs pour s’assurer que les choses se passent bien.
Une fois l’?v?nement termin?, le gestionnaire et le stagiaire en gestion d’?v?nements travailleront avec les fournisseurs pour s’assurer que le lieu est laiss? en parfait ?tat et que tous les mat?riaux sont retir?s. Dans les jours qui suivent l’?v?nement, le stagiaire s’efforcera de restituer les objets lou?s ou emprunt?s et ?tablira un rapport des d?penses finales. Le responsable et le stagiaire discutent des probl?mes qui en r?sultent et d?terminent comment les g?rer ? l’avenir. Une fois les d?penses finales pay?es, le stagiaire d?pose le rapport de l’?v?nement et passe ? l’?v?nement suivant.