Également appelés centres d’audioconférence ou de téléconférence, les centres d’appels de conférence sont des installations qui permettent de gérer ou de participer à des conférences téléphoniques. Le terme s’applique en fait à deux scénarios différents, l’un étant le site des opérations gérées par un service de conférence téléphonique et l’autre un centre d’affaires où les individus peuvent se rendre pour participer à une conférence téléphonique d’un certain type. Cela signifie qu’un centre donné peut simplement fournir les outils nécessaires pour accéder à un appel, ou que le centre dispose de l’équipement nécessaire pour établir et maintenir la ligne de conférence commune qui sert de point de terminaison pour chaque ligne connectée à la conférence.
Une installation détenue et exploitée par un fournisseur de conférence téléphonique, le centre de conférence téléphonique abritera généralement plusieurs fonctions clés. Premièrement, les centres d’appels de conférence de ce type contiennent l’équipement de pontage de téléconférence nécessaire pour fournir des services d’appel aux clients. Un service d’exploitation est également présent dans l’établissement, avec des postes de travail qui permettent aux opérateurs de conférence téléphonique d’établir et de surveiller visuellement l’état des conférences téléphoniques actives. Il n’est pas rare que ce type de centre d’appels inclue également un service client ou un service de réservation qui fournit une assistance en temps réel à toute personne ayant des difficultés à se connecter à une conférence téléphonique en direct ou ne pouvant pas se connecter à l’enregistrement d’un appel précédent. .
Les centres d’appels de conférence peuvent également être de simples centres d’affaires configurés pour être utilisés par des participants individuels à une conférence téléphonique. Certains centres de ce type comprendront de petits espaces clos équipés à la fois d’équipements audio et visuels, tels qu’un téléphone et un ordinateur de bureau avec connexion Internet. Les installations de ce type sont idéales pour les voyageurs qui ont besoin de participer à une téléconférence Web ou qui ont besoin d’accéder au courrier électronique au cours d’une conférence audio. Certains de ces centres comprennent également des salles de conférence qui permettent à plusieurs personnes de participer à une conférence téléphonique en utilisant une seule connexion.
Avec les deux types de centres d’appels de conférence, l’objectif est de permettre aux clients de mener leurs affaires avec succès à l’aide d’une conférence audio, Web ou même d’une vidéoconférence. Les centres d’appels gérés par des fournisseurs servent de plaque tournante pour la conférence, permettant aux connexions du monde entier de participer à une seule session de conférence, avec des opérateurs disponibles pour aider les modérateurs et les participants à tout moment pendant la réunion. Les centres de conférence téléphonique qui fournissent des installations physiques permettant aux personnes de participer à des conférences téléphoniques permettent aux participants de profiter d’un environnement sécurisé et calme pour assister à la conférence téléphonique, sans craindre d’être interrompus par d’autres ou distraits par des bruits extérieurs.