Lorsque les entreprises et les organisations embauchent des employés, elles créent souvent un résumé du type de personne idéal qui peut le mieux remplir un poste. Dans ce résumé se trouve une liste des compétences nécessaires pour accomplir efficacement les tâches qui composent le travail. La plupart des entreprises appellent ce type de résumé une spécification de personne. La création d’une spécification détaillée de la personne offre des avantages aux employeurs, mais présente également des inconvénients. Il y a certaines directives à suivre afin de créer une spécification de personne efficace.
Dans une spécification de personne se trouve une liste détaillée qui comprend généralement toutes les compétences, l’éducation et l’expérience requises qu’une personne doit avoir pour remplir efficacement un poste. La plupart des spécifications incluent le titre d’un poste et à quel niveau il se situe au sein de l’entreprise. L’emplacement de l’emploi et l’employé de niveau supérieur auquel le nouvel employé relèvera sont également répertoriés. Puisque tous les postes sont créés dans un but précis, les objectifs que l’employé doit atteindre sont énumérés, ainsi que les tâches à accomplir.
Bien qu’une spécification de personne soit différente d’une description de poste, elle est toujours très bénéfique pour les employeurs. Les spécifications des personnes ne sont pas vues par les candidats, mais uniquement par le recrutement de personnel, ce qui les différencie des descriptions de poste. Une fois qu’un employeur a créé ce type de spécification, il ou elle est en mesure d’identifier facilement les candidats à l’emploi qui ont le potentiel de remplir au mieux le poste correspondant, ainsi que les candidats qui ne sont pas idéaux. Cela permet à une entreprise de terminer ses processus d’embauche de la manière la plus rapide possible.
Même si une spécification de personne peut rendre le processus d’embauche pour une entreprise beaucoup plus simple, elle a toujours ses inconvénients. S’il n’est pas créé efficacement, ce type de spécification peut subir des conséquences juridiques pour un certain nombre de raisons. La terminologie énumérée dans les spécifications de la personne ne peut jamais révéler des préjugés qui ne sont pas applicables au poste. Dans le cas contraire, les spécifications pourraient être considérées comme discriminatoires.
Chaque fois qu’un employeur crée des spécifications de personne pour des postes, il ou elle doit adhérer à plusieurs lignes directrices. L’employeur ne devrait jamais inclure d’exigences ou de spécifications qui ne s’appliquent pas au poste à pourvoir. Tout critère pouvant être évalué de manière impartiale ou neutre ne devrait également jamais être inclus. Afin d’embaucher la personne la plus appropriée possible, il faut éviter d’exagérer les tâches et les exigences du poste. Un employeur devrait également inclure les raisons pour lesquelles chaque exigence est incluse. Une spécification de personne doit également être mise à jour et révisée périodiquement pour garantir sa validité.