Le flux de courrier est la somme totale des documents, des colis et de la correspondance électronique qui transitent par une entreprise ou un domicile. Le terme est plus fréquemment utilisé dans le monde de l’entreprise, généralement dans le contexte de l’apprentissage de la gestion du flux de courrier important qui accompagne une grande entreprise. Plusieurs entreprises se spécialisent dans les services de messagerie, offrant des moyens d’améliorer l’efficacité à chaque étape du processus d’envoi. Pour les entreprises spécialisées dans le marketing, la création d’un système de courrier rationalisé est d’une importance vitale.
En plus du courrier lui-même, le flux de courrier englobe les étapes en cours de route. La création de documents, la gestion du courrier, le classement, le traitement et toutes les autres tâches liées au flux de courrier y sont incluses. À partir du moment où un document est créé jusqu’au moment où il quitte l’entreprise, il est inclus dans le flux de courrier. De l’autre côté de l’équation, dès qu’une pièce de correspondance entre dans l’entreprise, elle fait également partie du flux de courrier, jusqu’à ce qu’elle soit traitée de manière appropriée.
Les factures, les colis, la correspondance personnelle, les supports marketing et les documents numériques font tous partie du flux de courrier. Alors que les individus sont généralement capables de gérer seuls leur courrier, une entreprise doit généralement mettre en place un système. La plupart des entreprises envoient quotidiennement de gros volumes de matériel, acheminant le courrier de l’ensemble de l’entreprise via une salle de courrier centrale. Certaines des mesures prises pour lisser un flux de courrier incluent l’utilisation d’enveloppes standardisées, le tri du courrier avant son envoi afin qu’une entreprise puisse recevoir les prix des envois en nombre et l’utilisation de programmes informatiques pour gérer le courrier. Le courrier entrant est traité et distribué par les employés de la salle du courrier.
Dans le domaine de la communication électronique, de nombreuses entreprises utilisent des services de filtrage et de tri puissants pour organiser le courrier avant qu’il n’atteigne la destination finale. Généralement, ces programmes filtrent les virus et le matériel indésirable avant de s’assurer que la communication numérique atteint la bonne personne. De nombreuses entreprises profitent également du flux de courrier numérique pour envoyer des e-mails promotionnels aux clients, car le marketing direct utilisant les médias numériques est beaucoup moins cher que le publipostage physique.
En gardant de bons enregistrements d’un flux de courrier, une entreprise peut offrir de meilleurs services à la clientèle. La plupart des entreprises ont également du mal à synchroniser les communications numériques et physiques. La correspondance numérique a un temps de latence beaucoup plus court que physique. Pour les clients, cela peut être irritant ou bouleversant si les dossiers d’une entreprise ne sont pas tenus à jour. Dans une entreprise avec un flux de messagerie synchronisé et organisé, un représentant de l’entreprise peut rechercher un client et suivre toute la correspondance de l’entreprise avec lui, ce qui facilite considérablement les interactions avec les clients.
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