La gestion totale des actifs est une activité commerciale qui comprend à la fois des activités comptables et physiques. Les entreprises ont souvent des méthodes différentes, bien que parfois similaires, pour gérer les actifs nécessaires à la gestion de l’entreprise. Ces méthodes incluent souvent la gestion des actifs des installations ou des fondations. Le premier est courant dans les entreprises à but lucratif, tandis que le second l’est davantage dans les entreprises à but non lucratif. Les entreprises peuvent utiliser l’une ou l’autre méthode globale afin de compléter la gestion totale des actifs.
La gestion des actifs des installations sépare les éléments par classe d’actifs. Les classes comprennent souvent des biens, des bâtiments et des infrastructures ainsi que des équipements, des véhicules et d’autres articles. Le contrôle physique est nécessaire pour protéger les actifs qu’une entreprise stocke ou utilise dans ses installations. Par exemple, une entreprise peut avoir besoin de verrouiller des actifs dans des bâtiments et des pièces spécifiques. La restriction de l’accès aux actifs garantit que les employés n’abusent pas des éléments par lesquels une entreprise dépense des fonds importants pour les mettre en service.
La gestion des actifs des fondations est une méthode très différente de gestion totale des actifs. Ce processus sépare les actifs selon les classes humaines, intellectuelles, politiques et financières. Ces actifs sont de nature à la fois physique et intangible. Les sociétés à but non lucratif utilisent ce processus de gestion totale des actifs afin de maintenir la séparation entre les actifs pour une utilisation spécifique dans diverses activités philanthropiques. D’autres groupes d’actifs peuvent se produire dans des organisations à but non lucratif chaque fois qu’elles reçoivent des dons d’actifs spécifiques de personnes externes.
La gestion totale des actifs nécessite également une comptabilité appropriée en plus de la séparation des actifs physiques. Pour chaque groupe d’actifs, les organisations doivent placer un montant en dollars et les inclure dans les états financiers. Le bilan conserve généralement la valeur en dollars des actifs. Les actifs physiques ont généralement leur prix historique inclus dans cette déclaration. Selon les principes comptables en vigueur, la valeur marchande de chaque actif peut figurer sur le relevé, car elle présente le coût de remplacement réel.
Un système informatisé de gestion des actifs peut être nécessaire pour suivre et conserver les enregistrements d’actifs dans le processus de gestion globale des actifs. Ces systèmes utilisent souvent des codes-barres et des appareils de lecture pour retracer physiquement les actifs de l’entreprise. Par exemple, chaque ordinateur utilisé dans un espace de bureau aura un code à barres sur le moniteur et la tour. Périodiquement, un employé scanne chaque code à barres pour s’assurer que l’entreprise comptabilise tous les actifs du bureau. Chaque groupe d’actifs physiques possède généralement son propre jeu de codes-barres pour le suivi des actifs.
Les grandes organisations ont souvent quelques employés qui suivent les actifs. Ces personnes sont responsables du suivi des actifs physiques et incorporels. À la fin de l’inventaire des actifs physiques, un rapprochement avec les livres comptables est nécessaire pour assurer un reporting précis.