De nombreuses entreprises proposent une forme de politique de remboursement des frais de scolarité. Chacune de ces politiques peut être différente, avoir une variété de limites sur le paiement total et peut avoir de nombreuses exclusions ou règles de base différentes. Dans la plupart des cas, les employés doivent bien connaître la politique de leur entreprise afin de ne pas suivre accidentellement des cours pour lesquels l’entreprise ne paiera pas.
Une caractéristique d’une politique de remboursement des frais de scolarité dans de nombreuses organisations est que les entreprises ne paieront pas si les cours ne sont pas réussis. Un employé doit s’assurer qu’il peut obtenir une note de passage avant de s’inscrire à un cours. Habituellement, les employeurs paient une fois le cours terminé et l’employé peut prouver avec un relevé de notes qu’il a réussi un ou plusieurs cours. Cela signifie que les premiers cours suivis par une personne devront être payés de sa poche, bien qu’avec des remboursements ultérieurs, les cours suivis pourraient ne pas obliger l’employé à payer d’avance. Cependant, il peut y avoir des limitations totales sur le remboursement disponible, et les entreprises déclarent généralement cet aspect de la politique de remboursement des frais de scolarité dès le départ.
Les caractéristiques communes supplémentaires d’une politique de remboursement des frais de scolarité incluent les exigences selon lesquelles l’employé a travaillé dans une entreprise pendant une période de temps définie. Cela peut varier, mais de nombreuses entreprises exigent que la personne ait été employée pendant au moins un an. L’employé peut également avoir besoin de travailler à temps plein, bien que cela puisse varier selon l’entreprise. D’autres entreprises peuvent affirmer que les employés ne sont éligibles au remboursement que s’ils restent dans l’entreprise un an après l’événement ; sinon, l’argent pourrait devoir être remboursé à l’entreprise ou pourrait être retiré des contrôles finaux.
Souvent, les entreprises indiquent strictement dans leur politique de remboursement des frais de scolarité que les cours suivis doivent être liés au travail de l’entreprise. Cela ne signifie pas nécessairement que les cours suivis doivent être dans le domaine de travail actuel de l’employé. Un machiniste peut vraiment vouloir travailler dans les ressources humaines ou la gestion, et ces cours peuvent être approuvés parce que l’entreprise emploie des personnes spécialisées dans ces domaines. En fait, le fait de provenir d’un milieu manufacturier ou autre pourrait rendre un gestionnaire ou une personne des ressources humaines inestimable, puisqu’il connaît le fonctionnement d’autres parties de l’entreprise. Il y a juste assez de zone grise ici pour qu’il soit conseillé aux gens de vérifier auprès de la personne qui gère le remboursement des frais de scolarité pour vérifier que les cours suivis ou les diplômes tentés répondent aux normes définies dans les «domaines connexes».
Certaines entreprises ont des partenariats avec des collèges locaux. Cela pourrait signifier que les gens ne sont éligibles au remboursement des frais de scolarité que s’ils fréquentent un collège partenaire. Il est généralement assez facile de déterminer si de telles restrictions en matière de politique de remboursement des frais de scolarité existent, en interrogeant les ressources humaines.
La meilleure façon de déterminer exactement quelle aide est disponible est d’examiner attentivement une politique de remboursement des frais de scolarité et de poser des questions sur tous les détails qui restent flous. Il peut y avoir une grande variation, donc discuter des caractéristiques communes, à moins qu’il ne constitue la base de comparaison entre deux entreprises, peut ne pas être très utile. Une autre chose que les employés pourraient considérer si une entreprise n’a pas une telle politique est d’en demander une, ou simplement de demander une aide pour les frais de scolarité individuellement. De solides arguments peuvent être avancés pour dire que cet avantage de travail est précieux pour une entreprise, car il favorise la fidélité à l’entreprise, se traduit par une main-d’œuvre mieux formée et permet une promotion interne.