Une caisse noire est généralement définie comme un type de réserves financières qui sont maintenues au-delà des postes comptables habituels, généralement comme une sorte de poste général pouvant être utilisé pour suivre les décaissements qui ne correspondent pas aux critères des autres fonds. . Les entreprises peuvent avoir mis de côté des caisses noires pour gérer des achats qui dépassent le cadre du budget de fonctionnement de base, tandis que les particuliers et les familles peuvent utiliser des caisses noires pour des dépenses supplémentaires qui dépassent les dépenses habituelles du ménage. Il y a plusieurs avantages à maintenir un fonds avec de l’argent secret ainsi que certains passifs potentiels, y compris la possibilité de ne pas payer d’impôts sur les fonds et d’avoir de gros problèmes avec un organisme fiscal.
Lorsqu’il est géré correctement, il existe plusieurs avantages associés à l’exploitation d’une caisse noire. Le fonds peut fonctionner comme un moyen de gérer des dépenses difficiles à relier à des postes budgétaires spécifiques. En gardant de l’argent supplémentaire dans la caisse noire, il est toujours possible de comptabiliser chaque achat même s’il est quelque peu difficile de classer cet achat. En utilisant cette approche, il n’y a aucune possibilité que l’argent ou les achats soient considérés comme non comptables, et donc très peu de possibilités que les transactions ne soient pas prises en compte lors du calcul des taxes.
Étant donné que l’argent conservé dans une caisse noire n’est pas requis pour le fonctionnement quotidien de l’entreprise ou du ménage, les fonds peuvent souvent être utilisés à des fins qui sortent du cadre de ce budget. Par exemple, un ménage peut créer et maintenir une caisse noire à utiliser lorsque la famille décide de prendre des vacances de dernière minute ou de prolonger le week-end, ou de faire une sorte d’achat impulsif comme un nouveau téléviseur à écran large. Étant donné que l’argent est le fonds n’est pas affecté à une fin particulière, le ménage peut déterminer quand et comment utiliser les fonds. De la même manière, une entreprise peut décider d’utiliser la caisse noire pour financer la participation à une conférence d’affaires à la dernière minute, même si le budget ne prévoit pas de fonds à cet effet particulier.
Il y a quelques dangers potentiels associés à l’entretien et à l’utilisation d’une caisse noire. La tentation de garder l’argent supplémentaire hors des livres est toujours présente. En supposant que les fonds transférés dans le fonds soient déjà comptabilisés comme un revenu et qu’ils soient inclus dans le calcul des impôts dus, il peut n’y avoir aucun problème à garder le fonds hors des livres. Malheureusement, cacher l’argent peut augmenter les chances de ne pas payer les taxes applicables, une situation qui entraîne finalement des frais et des pénalités lorsque l’argent est découvert. Selon le montant trouvé dans la caisse noire, cela pourrait lancer une enquête à grande échelle sur tous les aspects de la comptabilité financière, ainsi que nuire à la réputation de l’entreprise.