De nombreux projets de construction et de rénovation domiciliaire sont attribués par voie d’appel d’offres. Le processus commence lorsqu’un propriétaire de projet émet une demande de propositions (RFP), qui contient des informations sur les travaux à effectuer. Les entrepreneurs utilisent les renseignements contenus dans la DP pour estimer le coût d’exécution des travaux spécifiés. Ils soumettent ces coûts au propriétaire sous la forme d’une proposition d’offre, que le propriétaire doit ensuite comparer à d’autres offres afin de sélectionner un entrepreneur.
Pour faciliter la comparaison des offres, les propriétaires peuvent utiliser un document appelé fiche d’offre. La feuille de soumission peut être une simple feuille de papier ou une feuille de calcul complexe, selon la portée du projet. Il contient une liste de toutes les tâches requises pour terminer le travail. Par exemple, une fiche de soumission pour une petite rénovation domiciliaire peut inclure des tâches telles que la démolition, les cloisons sèches, le revêtement de sol, l’éclairage et la plomberie. Il peut également inclure des éléments auxiliaires liés aux permis de construire, aux services d’ingénierie et à d’autres tâches de projet non directement liées à la construction.
Dans l’industrie de la construction commerciale, les feuilles de soumission sont souvent organisées selon le système MasterFormat développé par le Construction Specifications Institute (CSI). Le système MasterFormat décompose un projet par métier, puis divise chaque métier en tâches individuelles. Par exemple, une seule catégorie peut inclure toute la peinture requise au travail et peut être décomposée avec des éléments de campagne qui concernent la peinture des plafonds, des murs, des portes, du mobilier et des surfaces extérieures. Ce système standardise non seulement le processus d’examen des offres, mais minimise également les erreurs et les omissions sur une fiche d’offre.
Dans de nombreuses situations, le propriétaire ne finalisera la feuille de soumission qu’après réception de la majorité des soumissions. Cela permet au propriétaire d’utiliser chaque proposition d’offre pour rechercher des éléments qu’il a pu manquer lors de l’examen de la portée du projet. Par exemple, un entrepreneur en cloisons sèches peut inclure l’installation de la porte dans son prix, ce qui pourrait rappeler au propriétaire qu’il a laissé cet article en dehors de sa feuille de soumission. En recherchant des indices sur chaque offre, il ou elle peut s’assurer que la feuille de soumission contient une portée complète des travaux pour le projet.
Une fois toutes les soumissions soumises, la feuille de soumission doit être utilisée comme liste de contrôle pour aider le propriétaire à effectuer une comparaison «des pommes aux pommes» entre les diverses propositions. S’il n’est pas clair si un article est inclus, le propriétaire peut contacter le soumissionnaire pour confirmation. Le soumissionnaire peut également être invité à ajuster son prix pour inclure ou exclure l’article en question. Une fois que le propriétaire a conclu que toutes les offres couvrent la même étendue de travail, il peut facilement attribuer un contrat au plus bas soumissionnaire qualifié.