Différents types de frais généraux de projet entrent dans bon nombre des mêmes catégories que les dépenses de projet ordinaires. Ils peuvent être fixes ou variables, d’exploitation ou de capital, et peuvent inclure des éléments tels que les salaires des travailleurs, le loyer, les matériaux et l’équipement et tout autre type de dépenses typique de la gestion de projet. Ce qui fait de ces dépenses une partie de cette catégorie, c’est comment elles s’appliquent à des aspects spécifiques du contrat sous-jacent.
Les projets sont gérés en tant qu’unités commerciales autonomes avec leurs propres budgets, personnel affecté et ressources affectées. Pour déterminer la rentabilité d’un projet, les chefs de projet sont chargés d’identifier les dépenses spécifiquement générées pour mener à bien le projet. Ces dépenses sont liées aux livrables d’un projet, qui font référence à la liste spécifique des tâches à accomplir pour que le projet soit terminé et que le contrat soit satisfait.
Dans un monde idéal, chaque dépense générée par un projet serait liée à un livrable spécifique. La réalité interfère souvent, cependant, et certaines dépenses de projet ont tendance à chevaucher différents livrables ou à s’appliquer à tous à la fois sans la possibilité d’attribuer la plupart des dépenses à un livrable plutôt qu’aux autres. Ces types de dépenses globales sont connus sous le nom de frais généraux du projet.
Tout type de dépense de projet peut se retrouver dans cette catégorie, y compris les salaires des chefs de projet généraux, par exemple. Ces managers passent du temps à organiser le projet dans son ensemble, et il peut être impossible de répartir le temps entre les différents livrables. Un autre type de coût courant est l’administration générale, qui peut inclure le personnel embauché pour tenir la comptabilité du projet, les fournitures utilisées dans le bureau, l’aide générale au secrétariat ou le coût de fonctionnement d’un bureau principal du projet. Les frais généraux peuvent inclure un large éventail de dépenses ordinaires, telles qu’une installation de stockage utilisée par l’ensemble du projet ou les frais de déplacement des chefs de projet pour assister aux réunions.
Il est important de faire la distinction entre les frais généraux du projet et les frais généraux généraux et administratifs pour l’ensemble de l’entreprise. Les frais généraux du projet, en général, sont spécifiques au projet. L’entreprise a ses propres frais généraux qu’elle alloue aux clients et aux projets en pourcentage des coûts indirects. Même si certains coûts sont considérés comme des frais généraux du projet, ils restent donc des dépenses directes du projet. Un contrat de projet se verrait attribuer un pourcentage supplémentaire des coûts indirects provenant de l’administration de l’ensemble de l’entreprise.