Le terme achat d’impression est utilisé pour décrire le processus utilisé pour gérer l’impression et les coûts liés à l’impression. De nombreuses grandes entreprises consacrent une somme importante d’argent et de temps de travail à l’organisation de gros travaux d’impression ou à la fourniture de services d’impression au sein de l’organisation. L’objectif des achats d’impression est de gérer ces coûts grâce à la mise en œuvre d’une série de concepts d’approvisionnement stratégiques.
Le concept principal de l’approvisionnement stratégique est que grâce à une planification avancée et à des activités d’achat consolidées, une organisation peut réaliser des économies de coûts significatives. En plus de la réduction réelle des dépenses, ces processus peuvent conduire à une opération commerciale plus efficace et donc à une rentabilité accrue.
Dans la plupart des grandes organisations, chaque département est tenu de soumettre un budget annuel de ses dépenses pour l’année. Dans les achats d’impression, les informations relatives aux dépenses d’impression sont transmises au service des achats. L’agent d’approvisionnement est chargé d’examiner les informations et de déterminer s’il existe des opportunités d’approvisionnement stratégique.
Un exemple couramment utilisé dans les achats d’impression est l’impression de brochures. De nombreuses entreprises permettent aux départements de trouver leur propre imprimeur, de négocier un prix en fonction de leur volume et de sélectionner le type de brochure qu’ils souhaitent. Dans les achats imprimés, les contrats sont négociés et signés avec une liste restreinte de fournisseurs, en fonction du volume d’activité budgété pour l’année. Tous les départements bénéficient d’un prix par page inférieur, ainsi que des économies de temps du personnel pour localiser plusieurs fournisseurs et demander des devis.
Ce type d’achat stratégique fonctionne mieux dans une organisation engagée à réduire les coûts. Les problèmes concernant les dates de livraison, décider si la participation est obligatoire ou volontaire, et les problèmes de service client doivent être résolus en interne. Discutez avec les utilisateurs professionnels pour déterminer leurs besoins exacts et trouver des points communs lorsque cela est possible.
L’achat groupé est le processus consistant à combiner les besoins totaux en ressources pour différents départements et à créer un bon de commande ou un contrat. Les départements peuvent être physiquement situés dans des bâtiments différents, avec les exigences de produits, tant que tous ces produits sont inclus dans le contrat d’origine. Cette pratique est de plus en plus courante dans les entreprises gouvernementales et du secteur public, où le même type d’article peut être acheté pour différentes institutions ou départements.
Les frais généraux administratifs représentent le coût pour l’organisation de l’ensemble du cycle de l’approvisionnement au paiement. Cela comprend les salaires et les coûts de soutien du personnel chargé des achats, le traitement des factures, la production de chèques et la résolution des demandes des fournisseurs. Les organisations qui combinent la quantité totale requise pour une période spécifique peuvent obtenir des prix inférieurs, en fonction d’un niveau de commande spécifique. La tarification en gros et la négociation sont très importantes lors de la réalisation de projets d’approvisionnement en impression. Les négociations sur les prix et les services sont généralement menées par le directeur des achats ou l’agent d’achat principal.