Le contrôle budgétaire est le processus d’élaboration d’un plan de dépenses et de comparaison périodique des dépenses réelles par rapport à ce plan pour déterminer si celui-ci ou les modèles de dépenses doivent être ajustés pour rester sur la bonne voie. Ce processus est nécessaire pour contrôler les dépenses et atteindre divers objectifs financiers. Les gouvernements s’appuient fortement sur le contrôle budgétaire pour gérer leurs dépenses, et cette technique est également utilisée par les entreprises ainsi que par les particuliers, tels que les chefs de famille qui veulent s’assurer qu’ils vivent selon leurs moyens.
La première étape du contrôle budgétaire consiste à définir la portée du projet ou programme et à élaborer des estimations de coûts détaillées. Un gouvernement peut avoir besoin d’un budget pour construire un nouveau pont, tandis que quelque chose comme le budget d’un ménage couvre les dépenses des ménages pour une période indéterminée. Cela se traduit par la création d’un budget, un document détaillant combien d’argent peut être consacré aux différents aspects du projet, en fonction des dépenses et des revenus projetés. Le budget est une feuille de route financière.
En utilisant le budget comme base de référence, le travail peut commencer. Périodiquement, les comptables comparent le budget avec les dépenses réelles et prennent note de tout écart. Dans la construction de ponts, les coûts des matériaux peuvent augmenter au-delà de l’inflation prise en compte dans le budget initial, créant un dépassement des coûts. À l’inverse, une entreprise peut être en mesure d’économiser de l’argent sur une partie d’un projet, car il coûte moins cher que prévu initialement. Toutes les variations sont notées et discutées. Si elles deviennent extrêmes, des mesures de contrôle budgétaire peuvent entrer en jeu.
Une option consiste à modifier les habitudes de dépenses pour que les dépenses réelles correspondent au budget. Pour le budget d’un ménage, par exemple, un ménage peut décider d’abandonner les services de télévision pour maintenir les dépenses de divertissement dans le montant alloué dans le budget. Ce contrôle budgétaire utilise des austérités pour atteindre les objectifs financiers et maintenir les dépenses sur la bonne voie avec le budget initial.
Dans d’autres cas, des ajustements du comportement en matière de dépenses peuvent ne pas être possibles. Au lieu de cela, un budget révisé est nécessaire. Cela peut se produire lorsque l’inflation fait monter les prix si haut qu’il n’est pas possible de respecter le budget initial, ce qui nécessite une révision pour prévoir plus précisément les performances financières. Les révisions peuvent révéler le besoin de financement supplémentaire, obligeant les parties en charge du contrôle budgétaire à déterminer d’où viendra cet argent. Cela peut inclure s’endetter, réduire la portée d’un projet ou transférer des fonds d’un autre projet ou programme pour le maintenir. Une entreprise, par exemple, pourrait retirer partiellement des fonds d’un département pour mener à bien l’achèvement d’un produit important.