L’imagerie documentaire est un élément essentiel des affaires aujourd’hui. En tant que moyen de créer des copies électroniques de documents, de diagrammes et d’images importants, l’imagerie documentaire permet de garantir que les documents commerciaux peuvent être enregistrés et archivés en toute sécurité. Voici les bases de l’imagerie documentaire, y compris le stockage et la distribution des images enregistrées.
L’imagerie de documents papier est très simple. Tout ce qui est vraiment nécessaire est un scanner de qualité, un câble USB pour connecter le scanner à un ordinateur, puis un logiciel de numérisation qui permettra de nommer et de stocker l’image enregistrée. Alors que les scanners de documents étaient autrefois assez chers, des unités de bonne qualité sont disponibles aujourd’hui à des prix très raisonnables. Cela rend l’imagerie documentaire possible pour les entreprises et à la maison.
Une fois que le logiciel est chargé sur le disque dur et que le scanner est reconnu par le système, placez simplement le document face vers le bas sur l’écran du scanner et appuyez sur la touche de démarrage pour lancer la numérisation. Fonctionnant d’une manière similaire à une photocopieuse, le scanner créera une image du document, fonctionnant d’un bout à l’autre. Lorsque la page sera complétée, il sera possible d’utiliser le logiciel pour nommer le document numérisé puis de le stocker sur le disque dur de l’ordinateur. Alternativement, le document numérisé peut être chargé sur un CDR ou téléchargé sur un serveur pour le stockage et la récupération.
Les avantages de la numérisation de documents sont nombreux. Premièrement, la création d’une copie électronique de documents de valeur garantit que même en cas de perte de l’original, il peut être recréé en imprimant la copie électronique. Deuxièmement, les précieuses archives des années passées peuvent être capturées et conservées, car l’imagerie documentaire crée une copie qui ne se décolore pas, ne jaunit pas avec le temps ou ne se fragilise pas avec le temps. Enfin, l’imagerie documentaire permet de partager très facilement des copies de documents papier avec des sites distants.
Par exemple, si un vendeur se trouve à l’étranger et a besoin de voir une copie d’un contrat client, il n’est pas nécessaire d’accumuler les dépenses liées à la création d’une copie papier et à son envoi par un service de messagerie. Au lieu de cela, le document numérisé peut simplement être envoyé par courrier électronique ou placé sur un réseau auquel l’associé peut accéder. Ce qui prenait auparavant des jours ne prend plus que quelques minutes à accomplir avec l’imagerie documentaire.
L’imagerie documentaire a changé la façon dont de nombreuses entreprises stockent les documents importants, et a rendu beaucoup plus facile la récupération des données en cas de besoin. Que les documents consistent en des images, des contrats ou des schémas de construction, les images des documents importants sont conservées et disponibles chaque fois qu’elles sont nécessaires.