La conclusion de contrats pour le gouvernement des États-Unis avec le pouvoir d’engager des fonds publics des contribuables au nom du gouvernement relève du pouvoir délégué par la loi uniquement aux agents de passation des marchés américains. Un officier contractant américain est soit le chef supérieur d’une agence américaine, telle que le directeur de la Central Intelligence Agency ou l’officier délégué du directeur, ou un officier délégué de l’armée, qui est généralement de trois à quatre échelons inférieur au commandement supérieur. L’éducation, l’expérience et les qualifications requises pour cette responsabilité sont généralement assez élevées. Les fonctions d’un agent de négociation des contrats sont strictement autorisées par écrit au moyen d’un certificat de nomination qui précise exactement quel niveau d’autorité est délégué en termes de montant monétaire. Parfois, une personne occupant ce poste travaille pour le compte du gouvernement américain dans des stations à l’étranger.
Le certificat de nomination indique le seuil d’autorité détenu par l’agent, et cette autorité est fondée sur l’éducation et l’expérience admissibles. Une formation en cours d’emploi rigoureuse et des années de cours collégiaux civils ou militaires dans des domaines spécifiques de la finance, de la gestion des affaires et de l’ingénierie sont généralement nécessaires. Les expériences d’un candidat en matière d’administration de contrats civils ou militaires ou d’achats commerciaux sont ensuite passées au crible.
L’agent de négociation des contrats doit avoir une connaissance approfondie des pratiques et des lignes directrices telles qu’énoncées légalement dans de nombreux règlements, procédures et déclarations de politique gouvernementaux qui exigent le strict respect de l’exercice de leurs fonctions. Toute formation spécialisée dans le domaine pour lequel il contracte est un plus. De plus, le candidat doit avoir une réputation personnelle d’intégrité, de solidité du jugement commercial et d’engagement à accomplir la mission.
Les tâches de ce poste peuvent être regroupées en trois étapes : initier les contrats, prendre en charge l’administration des contrats choisis et finaliser les contrats à la fin. L’agent de négociation des contrats doit tenir des registres des lancements de contrats, des décisions à l’appui, des constatations d’inspection et documenter chaque étape d’un achat de biens, de services ou de travaux de construction en cours. L’objectif est d’obtenir la meilleure valeur possible pour les contribuables du gouvernement, en s’appuyant sur les talents et les compétences de négociation des agents. De plus, un agent de négociation des contrats doit effectuer jusqu’à 40 heures de crédit continues par an, prescrites par la loi pour le niveau d’autorité qu’il possède.
Un officier contractant militaire a plus de personnes à qui rendre compte, car la surveillance de la hiérarchie militaire est strictement requise dans plusieurs directives des forces armées. En plus des réglementations civiles sur les acquisitions équitables du gouvernement américain, les forces armées individuelles ont des directives de procédure spécifiques pour l’adhésion à la Defense Acquisition Workforce Improvement Act (DAWIA) de 1990. De plus, plusieurs évaluations régulières doivent être passées pour conserver l’autorité d’acquisition.
Lorsqu’un agent de négociation des contrats est en poste à l’étranger, le Département d’État américain et d’autres agences gouvernementales exigeront des exigences supplémentaires en matière d’éducation internationale. La formation comprend la formation nécessaire pour s’engager dans des acquisitions auprès d’entreprises étrangères et administrer les expéditions des États-Unis vers les stations à l’étranger. L’administration de projets de construction, la mise en place d’installations et l’assistance aux organismes d’aide ne sont que quelques-unes des tâches à l’étranger. Les pays ont également des tarifs d’importation et d’exportation différents, dont un agent de négociation des contrats doit avoir une connaissance approfondie.