Également appelé avis d’arrivée, un avis d’arrivée est une notification préparée par un transporteur ou un agent pour informer le destinataire ou le destinataire que l’envoi est arrivé. En règle générale, les détails contenus dans ce type d’avis d’arrivée de fret incluront une description générale des marchandises reçues, ainsi que des informations sur le nombre d’unités arrivées et les frais qui doivent être réglés au moment du ramassage. La structure exacte d’une notification d’arrivée dépendra des exigences mises en place par le port où les marchandises sont reçues et des lois ou règlements auxquels le port doit se conformer.
Le but d’un avis d’arrivée est d’informer les parties concernées que les marchandises sont arrivées au port et sont en attente d’enlèvement. Dans certains cas, l’avis doit être soumis à l’avance, ce qui permet au port d’attribuer des emplacements de mouillage aux navires à l’arrivée. Lorsque tel est le cas, le formulaire est généralement appelé préavis d’arrivée (ANOA) et exigera des informations sur le navire lui-même, y compris les dimensions et la nature de la cargaison transportée. Cela permet à son tour aux autorités portuaires d’accorder l’autorisation d’accoster dans une zone où les marchandises peuvent être déchargées en toute sécurité et stockées si nécessaire jusqu’à ce que le destinataire ou le destinataire arrive pour réclamer les marchandises, payer les frais appropriés et transporter les marchandises depuis la zone portuaire.
En plus des détails concernant la taille, le poids et le nombre d’unités impliquées dans l’expédition entrante, un avis d’arrivée peut également exiger des détails tels que le nom du navire demandant l’amarrage au port, le dernier port d’escale avant l’arrivée et des informations concernant couverture d’assurance sur le navire lui-même. D’autres informations peuvent être demandées sur l’avis d’arrivée, telles que le nom du navire, l’agence qui est responsable du navire, et si le navire devra ou non charger ou décharger à plus d’un poste d’amarrage, peuvent être requis. Les informations de ce type aident le port à recevoir le navire en temps opportun et aideront également à attribuer un ou plusieurs postes d’amarrage pour gérer les processus de chargement et de déchargement.
L’utilisation d’un avis d’arrivée de fret pour informer les parties concernées de l’arrivée du transporteur peut aider à accélérer le déchargement rapide des marchandises, la réclamation des marchandises par les parties autorisées et permettre au transporteur de prendre en charge du fret supplémentaire pour un voyage aller. En aidant les destinataires à savoir quand la cargaison est prévue pour arriver ou qu’elle est déjà au port, il est possible de réclamer et d’organiser le traitement de la cargaison rapidement, permettant au nouveau propriétaire de prendre possession des marchandises dès qu’elles ont dédouané douane. Étant donné que les lois et règlements applicables peuvent varier d’un pays à l’autre, se familiariser avec la façon dont les avis d’arrivée sont structurés dans chaque port et si des avis préalables sont requis, aidera à planifier la réclamation et le transport des marchandises depuis le port.
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