Un bureau des statistiques de l’état civil est un organisme gouvernemental qui, au minimum, tient des registres des naissances et des décès relevant de sa juridiction. Selon la politique locale, un bureau des statistiques de l’état civil peut également enregistrer et suivre à la fois les mariages et les divorces. En plus de servir de référentiel pour ces dossiers, un bureau des statistiques de l’état civil peut également publier des index des naissances, des décès et des mariages et fournir des informations statistiques importantes à d’autres organismes gouvernementaux, écoles et instituts de recherche. De nombreux organismes d’état civil délivrent également des copies des actes de naissance, de décès et de mariage à ceux qui en ont besoin et qui en font la demande.
Lorsqu’un enfant naît, sa naissance est généralement enregistrée auprès du bureau gouvernemental approprié, qui lui délivre un certificat de naissance. Un processus similaire a lieu lorsqu’une personne meurt, se marie ou divorce. Dans certains cas, ces données sont collectées directement par le bureau des statistiques de l’état civil concerné, ou par une agence locale ou un palais de justice qui transmet ensuite généralement les informations au bureau de l’état civil. Les informations contenues dans ces dossiers peuvent être enregistrées, indexées et mises à la disposition des chercheurs en politique sociale ainsi que d’autres personnes intéressées par les conditions et le comportement des citoyens ou résidents d’une région. Par exemple, aux États-Unis, les Centers for Disease Control and Prevention peuvent utiliser le National Vital Statistics System, fourni par les bureaux d’État des statistiques de l’état civil, pour suivre les taux de grossesse chez les adolescentes et de mort fœtale.
Pour les citoyens privés qui ne s’intéressent pas aux politiques publiques ou de santé, un bureau des statistiques de l’état civil peut être une source d’informations importantes sur l’identité et la généalogie. Si une personne a besoin d’une copie certifiée ou officielle d’un acte de naissance ou de décès, elle doit généralement la demander à son bureau de l’état civil. Certains bureaux de l’état civil peuvent également distribuer des certificats de mariage et de divorce, bien que ce ne soit pas le cas partout, car ces certificats peuvent être détenus dans les palais de justice locaux ou les bureaux des greffiers de comté. Néanmoins, le bureau des statistiques de l’état civil peut conserver des listes de mariages et de divorces, également appelées index, qui peuvent être consultées par ceux qui ont besoin de confirmer un mariage ou un divorce mais n’ont pas réellement besoin d’une copie de certificat. Ces derniers temps, de nombreux bureaux d’état civil aux États-Unis ont commencé à s’associer à des sociétés tierces pour répondre aux demandes en ligne de copies certifiées conformes des actes de naissance, de décès et de mariage.