Le titre « commis à l’information » donne un indice sur les responsabilités d’une personne occupant ce poste. Un commis à l’information peut être décrit comme une personne à travers laquelle l’information circule. Cela inclut à la fois les informations entrantes, telles que les appels téléphoniques et les messages, et les informations sortantes, telles que le courrier et les informations sur l’entreprise. Elle est également une personne qui gère l’information au moyen de tâches telles que l’organisation, le classement et la distribution de documents.
Les tâches spécifiques d’un commis à l’information peuvent varier. Ceux-ci sont souvent basés sur l’entreprise et l’industrie dans laquelle travaille une personne occupant ce poste. La plupart des commis à l’information effectuent des tâches qui peuvent être collectivement décrites comme des fonctions de bureau de base. Cela signifie qu’une personne intéressée à obtenir un tel poste peut vouloir se familiariser avec certains équipements de bureau. Selon le Bureau of Labor and Statistics (BLS), les commis à l’information utilisent le téléphone, les ordinateurs personnels et d’autres appareils électroniques pour envoyer des documents par courrier électronique et par télécopie.
Les téléphones sont généralement une partie importante du travail d’un commis à l’information. Une partie importante de son temps peut être consacrée à accepter des appels téléphoniques. Les téléphones qui sont normalement utilisés par les personnes occupant ces postes ne sont pas comme ceux que l’on trouve dans un cadre domestique. Ces machines sont susceptibles d’être conçues pour prendre en charge plusieurs lignes, le transfert d’appels et la communication entre bureaux. Il est également probable qu’une personne occupant ce poste devra maîtriser les services de réponse pour gérer les appels interceptés de cette manière.
Les compétences en informatique sont généralement importantes pour un commis à l’information. Quiconque envisage de travailler dans un tel poste doit être familiarisé avec les logiciels de traitement de texte et de tableur populaires. Certains emplois peuvent nécessiter d’autres compétences informatiques telles que la gestion de bases de données, les applications de planification ou de calendrier et les programmes spécifiques à l’industrie.
Les télécopieurs sont des équipements qui permettent de transmettre des documents via des lignes téléphoniques. Les commis à l’information sont généralement chargés d’envoyer et de recevoir des informations de cette manière. Dans le même temps, ces personnes ont également généralement la responsabilité d’accepter et d’envoyer des documents et des colis par courrier électronique, courrier et services postaux. Cela met en évidence la nécessité pour une personne occupant ce poste d’avoir de solides compétences organisationnelles et d’être multitâche.
Les tâches interservices d’un commis à l’information sont souvent interrompues par ses responsabilités d’interagir avec le public. Une personne occupant ce poste peut être le premier point de contact avec les clients et autres personnes qui visitent une entreprise. Ce peut être son travail de déterminer si et quand une personne peut avoir accès à d’autres personnes dans l’organisation.