Un compte de petite caisse n’est pas un type de compte bancaire mais plutôt un fonds maintenu dans une entreprise. Le montant de la petite caisse contient une petite quantité d’espèces et est principalement utilisé pour les achats lorsque l’utilisation de chèques, de cartes de débit ou de cartes de crédit serait frivole. L’argent liquide peut également être utilisé pour faire de la monnaie s’il n’y en a pas assez dans la caisse enregistreuse. Seules une ou deux personnes sont affectées au compte de petite caisse et tout argent retiré ou placé est comptabilisé dans un livre. L’argent est conservé dans une boîte à clé et généralement stocké sur le lieu de travail.
Les comptes de petite caisse sont toujours utilisés pour stocker une petite somme d’argent. Le montant le plus courant est d’environ 100 dollars américains (USD) pour les petites entreprises qui n’ont pas beaucoup de dépenses. Les grandes entreprises peuvent conserver jusqu’à 1,000 USD, mais généralement pas plus, car des montants plus élevés augmentent les pertes potentielles en cas de vol. Pour stocker la petite caisse, elle est généralement enfermée dans un coffre-fort conservé dans l’entreprise.
Le but d’un compte de petite caisse est d’avoir une petite réserve d’argent lorsque de petits achats doivent être effectués. Le compte entre en jeu lorsqu’un achat est si petit qu’il ne vaut pas la peine de passer par les canaux formels requis pour obtenir un chèque ou pour obtenir la permission d’utiliser une carte de crédit ou de débit d’entreprise. Le changement peut également être effectué à partir du compte de petite caisse lorsqu’il n’y a pas assez de liquidités dans la caisse enregistreuse et, si personne n’est disponible pour obtenir de l’argent à la banque, la petite caisse peut temporairement réapprovisionner la caisse.
Chaque fois que de l’argent est retiré ou placé dans le compte de petite caisse, quelqu’un note le montant. Par exemple, si 5 USD sont retirés, même s’il reste de la monnaie sur les achats, les 5 USD sont déduits comme retrait. Cela garantit qu’il n’y a pas de vol et permet également aux gestionnaires de savoir exactement combien d’argent se trouve sur le compte. Lorsque la modification est renvoyée, elle est également notée.
Peu de personnes au sein d’une entreprise ont accès au compte de petite caisse. Plus probablement, il y aura une ou deux personnes en charge du compte. S’il s’agit d’une seule personne, elle sera chargée de retirer les espèces du compte et de reconstituer le compte, ainsi que de marquer les retraits ou les dépôts. S’il y a deux personnes, soit les deux personnes contrôlent l’argent et la comptabilité, soit une personne est affectée à l’argent et une autre est affectée à la comptabilité.