Le cycle d’approvisionnement est une série d’étapes impliquées dans le processus d’acquisition de biens à vendre ou à utiliser par une entreprise ou une agence. Cela commence par l’identification du besoin d’un produit donné, passe par le processus d’achat et de livraison, et se termine au renouvellement, où les gens décident s’ils ont besoin de plus du produit. Souvent, un département entier supervise ce processus. Ce département doit trouver les meilleurs produits aux meilleurs prix, compte tenu des limitations telles que le refus de faire affaire avec certaines entreprises ou certains pays en train de décider quoi acheter et d’où.
Lorsqu’une entreprise identifie le besoin d’un produit, le cycle d’approvisionnement commence avec la collecte d’informations. Les gens recherchent les options disponibles pour répondre aux besoins et collectent des données sur les prix, les remises, les délais de livraison et d’autres questions. Une fois qu’ils ont identifié la meilleure source possible, ils approchent le fournisseur pour entamer des négociations contractuelles. Cela peut être aussi simple que de commander quelques caisses de papier à une papeterie, ou aussi complexe que de négocier un tout nouveau système informatique pour un organisme gouvernemental.
Au cours de cette partie du cycle d’approvisionnement, les gens des deux côtés travaillent pour obtenir la meilleure offre. Le fournisseur tiendra compte de facteurs tels que la taille de la commande et la probabilité de commandes répétées, tandis que l’entreprise réfléchit à des problèmes tels que la rapidité avec laquelle elle a besoin du produit. Il peut demander des échantillons pour lui permettre d’évaluer la qualité et de comparer les offres de différents fournisseurs. Finalement, il finalisera un accord avec un contrat de vente et attendra la livraison.
Après la livraison, les gens utilisent ou vendent le produit, mettant ainsi un terme au cycle d’approvisionnement car ils sont confrontés soit à un nouveau besoin pour le produit, soit à l’achèvement d’un projet et n’ont plus besoin d’un produit donné. Ils peuvent jeter les produits inutilisés, retourner les locations, se débarrasser des produits endommagés et usés et décider s’ils doivent en commander plus. À ce stade du cycle d’approvisionnement, les gens peuvent demander des commentaires aux employés et à d’autres sur la mesure dans laquelle le produit répond à leurs besoins, pour décider s’ils souhaitent utiliser le même fournisseur ou se tourner vers quelqu’un de nouveau.
Il existe généralement des procédures d’approvisionnement spécifiques en place dans une entreprise. Les gens doivent les suivre s’ils veulent commander de nouveaux produits, depuis le dépôt du bon formulaire de demande jusqu’à s’assurer que quelqu’un est disponible pour signer le produit au moment de la livraison. Cela peut être compliqué sur les lieux de travail avec des problèmes tels que des problèmes de sécurité, où la protection de la sécurité du lieu de travail peut nécessiter des étapes supplémentaires, comme la vérification des antécédents des fournisseurs, pendant le cycle d’approvisionnement.
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