Un dossier de candidature est un terme utilisé pour décrire tous les documents nécessaires pour répondre et participer à ce qu’on appelle un appel d’offres. L’éventail des documents impliqués dans un dossier de candidature donné variera en fonction des exigences fixées par l’entité émettrice de l’offre. Le non-respect des exigences de l’entité émettrice en n’incluant pas tous les documents demandés entraînera normalement le refus du privilège de participer au processus d’appel d’offres, ou du moins ne sera pas pris en compte jusqu’à ce qu’un dossier modifié et complet soit soumis.
L’un des exemples les plus courants de dossiers d’appel d’offres se trouve dans le secteur des contrats. Un dossier de soumission type d’un entrepreneur comprendra plusieurs documents, y compris un formulaire de soumission rempli qui est fourni par l’entité émettrice de l’offre. Avec le formulaire de soumission, une série de documents qui appuient les informations contenues sur ce formulaire principal seront également inclus. Ceux-ci comprendront des documents tels que des croquis et des dessins pertinents pour le projet, des délais d’achèvement, des prix pour chaque type de dépenses associées à la construction, et même des informations générales sur le soumissionnaire en termes d’années d’exploitation et de toute expertise avec des projets de construction similaires. Comme pour tout type de dossier d’offre, l’idée est de fournir toutes les informations nécessaires au client potentiel pour prendre une décision éclairée.
Le concept d’ensemble d’offres est également utilisé dans un certain nombre d’autres contextes commerciaux. Les entreprises peuvent adresser un appel d’offres sur différents types de services, dont les systèmes d’information ou les télécommunications. Ici, l’objectif est de donner aux soumissionnaires potentiels la possibilité de fournir les informations spécifiques demandées, et dans un format qui rend la comparaison et la qualification des différentes offres reçues un peu plus facile à gérer.
Ce qui se passe avec un dossier de candidature après sa réception variera également. Certaines entreprises choisissent d’utiliser les appels d’offres comme moyen d’identifier plusieurs fournisseurs potentiels qui, après avoir soumis des offres conformes à la demande d’informations du client, sont ensuite invités à soumettre des propositions formelles pour examen. Lorsque tel est le cas, au moins trois des packages sont sélectionnés en fonction de facteurs tels que le prix, le calendrier du projet et l’exhaustivité de la réponse à l’appel d’offres. Ces trois personnes sont ensuite invitées à soumettre une proposition formelle, l’une d’entre elles devenant éventuellement le fournisseur sélectionné. À d’autres moments, les packages eux-mêmes sont utilisés comme base pour établir la relation de travail, en utilisant les prix indiqués dans le package de l’offre comme base pour créer un accord contractuel entre le client et le vendeur sélectionné.