Un numéro d’acquisition est un code d’identification unique qui fournit des informations sur le moment où un objet a été ajouté à une collection telle qu’un musée, une bibliothèque ou une ressource similaire. Les organisations ont généralement leur propre code pour les numéros d’acquisition, et lorsqu’un objet change de mains, un nouveau numéro lui sera attribué. Cela fait partie de la gestion des collections, l’art et la science de maintenir des dossiers précis, détaillés et utiles sur les objets en inventaire au profit des chercheurs, des propriétaires et d’autres parties intéressées.
Le nombre de chiffres d’un numéro d’acquisition peut varier et le numéro peut se décomposer en plusieurs segments, chacun offrant des informations codées au-delà de l’heure à laquelle l’article est entré dans une collection. Par exemple, une bibliothèque peut utiliser des codes commençant par une année, inclure un code à deux chiffres spécifiant le type d’article, puis ajouter trois chiffres ou plus pour indiquer le numéro d’acquisition individuel. Un numéro comme 200912304, par exemple, pourrait indiquer que l’article a été acquis en 2009, est une revue universitaire et a été la 304e revue à être ajoutée à la collection cette année-là.
Certaines collections utilisent plutôt le terme « numéro d’accès ». Dans les deux cas, ce code d’identification est l’un des premiers éléments associés aux objets lorsqu’ils entrent en possession de l’organisation. Un technicien qui traite l’article à l’arrivée générera un numéro d’acquisition, l’ajoutera au dossier de l’article et l’étiquetera, si possible. Cela pourrait impliquer de placer un autocollant ou un émetteur sur l’article, ou de créer une carte de conservation pour l’accompagner si l’article ne peut pas être manipulé directement.
Il est possible de rechercher des éléments par numéro d’acquisition ainsi que d’autres paramètres, si cela présente un intérêt. Ces numéros peuvent fournir des informations précieuses aux observateurs qui connaissent le code qui leur est associé. Ils permettent également aux organisations de trier rapidement les bases de données pour organiser l’inventaire de manière significative. Un biostatisticien, par exemple, pourrait trier les champs pour mettre en évidence toutes les protéines ajoutées à une base de données au cours d’une année donnée.
Les systèmes de codes d’acquisition sont conçus pour être flexibles, pour permettre l’expansion des collections et des événements comme l’entrée dans un nouveau siècle, où un code d’année à deux chiffres peut prêter à confusion. Dans un musée ouvert depuis les années 1700, par exemple, un code d’année comme « 18 » peut indiquer n’importe quel nombre d’années, comme 1918 ou 2018. Dans le cas où le système doit être réorganisé pour s’adapter aux changements de la nature d’un travail de l’organisation, cela peut entraîner un long processus de recodage pour saisir avec précision les éléments plus anciens de la collection dans le cadre du nouveau système de classification.