Un reçu électronique est une preuve d’achat ou de livraison envoyée par voie électronique. Le destinataire peut utiliser ce document comme un reçu papier dans les échanges, les retours ou les litiges avec l’expéditeur. Les reçus électroniques sont également utilisables pour des activités telles que la demande de déductions fiscales. Il est généralement possible de les imprimer si une copie papier est nécessaire.
Le reçu électronique comprend un code d’identification unique pour référencer la commande, ainsi qu’une description détaillée. Il notera les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, le mode de paiement et tout autre détail pertinent. Ce document peut également porter une signature électronique et peut inclure des informations sur la manière de procéder aux retours et aux échanges.
De nombreux reçus électroniques sont envoyés par e-mail, mais ils peuvent également être envoyés à un téléphone mobile via un système de messagerie texte. Il peut également être possible de télécharger des copies si un reçu est perdu ou n’arrive jamais. Le destinataire peut se connecter sur le site du commerçant et vérifier les enregistrements de ses transactions pour trouver le reçu électronique dont il a besoin. Pour certaines transactions sur le Web, le reçu peut se charger dans le navigateur lorsque la transaction est terminée, et l’utilisateur devra l’imprimer ou noter le code de confirmation pour référence future.
Certains logiciels de comptabilité s’interfaceront avec les reçus électroniques et intégreront les données de réception dans les registres comptables du client. Le logiciel peut saisir les informations dans le grand livre de l’utilisateur, classer le type d’achat et ajuster automatiquement le nouveau solde courant. Les acheteurs peuvent également corriger les informations si elles sont erronées; le logiciel peut classer un achat de manière incorrecte, par exemple, ou télécharger un reçu électronique qui est modifié ultérieurement et enregistrer un montant incorrect.
Les reçus en ligne peuvent documenter les achats et fournir des informations sur comment et quand un achat a été effectué. Ils confirment également la commande et peuvent fournir un mécanisme pour la corriger si elle est erronée, bien que généralement cela doive avoir lieu dans une fenêtre très étroite. Les reçus peuvent également être générés automatiquement au moment d’une livraison. Les expéditeurs peuvent envoyer des e-mails aux expéditeurs et aux destinataires afin qu’ils sachent quand un colis arrive, et le reçu électronique peut être nécessaire en cas de litige concernant la livraison.
L’utilisation de reçus électroniques peut être plus respectueuse de l’environnement et peut également faciliter la comptabilité. L’utilisateur peut conserver des copies dans un programme de comptabilité, lier des écritures de journal à des reçus spécifiques et fournir des reçus sur demande dans un format électronique pratique. Si un document de reçus achète qu’un consommateur envisage de déclarer les taxes, il est important de s’assurer qu’ils seront accessibles à l’avenir, et il peut être judicieux d’enregistrer des copies dans un dossier sur un disque dur.