Un grand livre est un livre ou un fichier informatique utilisé pour saisir des registres comptables. Il répertorie généralement les débits et crédits associés à l’entité pour laquelle les transactions sont enregistrées. Les registres étaient traditionnellement sur papier et souvent inscrits dans des livres reliés. Avec le début de l’ère informatique, les versions électroniques sont devenues plus courantes.
Il existe trois types courants de grand livre: le grand livre général, le grand livre d’achat et le grand livre des ventes. Ces trois éléments sont souvent utilisés ensemble. Le grand livre général est le plus élaboré, tandis que les registres d’achat et de vente enregistrent respectivement les transactions des seuls créanciers et clients.
Le grand livre général est généralement organisé selon les cinq types de comptes: actifs, passifs, revenus, dépenses et capitaux propres. Certains grands livres afficheront également des gains et des pertes. Il utilise un style d’entrée connu sous le nom de comptabilité en partie double. Cela signifie que si quelque chose est retiré d’un compte, il doit être ajouté à un autre. Le format standard est que les écritures de débit apparaissent dans une colonne à gauche et les crédits à droite.
Un registre des achats suit tous les montants payés et dus à un fournisseur de crédit. Cela peut être un livre avec plusieurs catégories ou une série de livres afin qu’il y en ait un pour chaque fournisseur. Les entrées courantes incluent les informations des factures et des notes de crédit. Le montant dû au fournisseur est le solde, également appelé comptes ou fournisseurs.
Le grand livre des ventes suit les comptes créditeurs des clients ou des débiteurs. Cet enregistrement est souvent appelé comptes ou créances commerciales. Le solde de ce compte est le montant dû par les clients créditeurs. Ces types de transactions sont enregistrés à l’actif. Les registres des ventes sont fréquemment utilisés pour déterminer le montant dû par les clients à la fin du mois ou pour créer des rapports de vente.
Les grands livres servent généralement d’enregistrement permanent pour toutes les transactions financières d’une entité. Ils sont souvent utilisés pour la production d’états financiers à chaque période de reporting. Ces enregistrements peuvent également être utiles pour rechercher des problèmes antérieurs. Avoir des registres précis est non seulement le meilleur pour le bien-être de l’entité, mais aussi une nécessité juridique.
Les registres informatiques se présentent sous différents formats, en fonction des besoins de l’entité. Les petites opérations simples peuvent souvent utiliser des feuilles de calcul pour suivre les comptes. Les grandes organisations utilisent souvent des logiciels de comptabilité. Il peut s’agir d’un produit de masse, d’un programme personnalisé ou d’un logiciel développé spécialement pour l’entreprise.