Également appelée lettre de remise ou lettre de transit, une lettre de remise est un document qui est joint à un paiement. Le but de la lettre est de faire référence au motif du paiement ou du versement, ainsi que de fournir d’autres informations qui aideront le créancier à enregistrer correctement la réception du paiement. Bien que le contenu exact de la lettre varie en fonction de la nature de l’accord commercial et de la coutume locale, il y a quelques détails de base qui sont considérés comme essentiels pour une lettre de transit bien rédigée.
À peu près n’importe quel type de lettre de versement comprendra trois informations de base. La lettre identifiera l’expéditeur, souvent en incluant le nom et l’adresse postale du débiteur. Outre les coordonnées de l’expéditeur, le nom et l’adresse du créancier sont également mentionnés. Enfin, le montant du paiement ci-joint est également inclus dans le corps de la lettre.
D’autres types d’informations peuvent également être inclus dans le texte de la lettre de remise. Dans de nombreux domaines, le numéro de compte du débiteur est considéré comme approprié, ainsi qu’une référence à tout numéro de facture auquel le paiement doit être appliqué. Il peut également y avoir une référence aux biens ou services achetés par le client, ou une mention de la date d’échéance de la facture.
Le format général d’une lettre de versement est bref et précis. Souvent, la lettre commence par la date de la correspondance, suivie du nom et de l’adresse postale du destinataire. À l’aide d’une simple salutation, l’expéditeur détaille en un ou deux paragraphes le motif du paiement et toutes les données qui aideront le destinataire à appliquer correctement le paiement. Suit une fermeture standard, accompagnée de la signature de l’expéditeur. Si l’adresse postale de l’expéditeur figure dans la lettre, elle apparaît normalement après la signature, à la fin du document.
Alors qu’une lettre de versement est encore souvent utilisée dans des situations commerciales formelles, comme lorsqu’une banque fait suivre un chèque à une autre banque, cette forme de correspondance a été largement remplacée par ce que l’on appelle le bordereau de versement. Le bordereau est simplement une section perforée d’une facture qui peut être détachée et retournée avec le paiement. Des données telles que les numéros de compte et les dates d’échéance sont pré-imprimées sur le bordereau, ce qui rend inutile pour l’expéditeur de faire référence à ces informations. Il y a généralement de la place sur le bordereau pour que l’expéditeur écrive des informations telles que le numéro du chèque ou la date du paiement