Une lettre de résiliation de contrat est un document qui énonce explicitement les termes et conditions dans lesquels une personne propose de résilier une relation commerciale existante. Les termes et conditions de résiliation sont normalement approuvés par les deux parties lorsqu’elles entrent pour la première fois dans la relation commerciale qu’elles créent et écrites dans l’accord commercial, de sorte que lorsque le moment de mettre fin à la relation arrive, il n’y ait pas de surprises. Les relations commerciales couvertes par une lettre de résiliation de contrat peuvent inclure, sans s’y limiter, des fournisseurs, des entrepreneurs indépendants, des propriétaires, des entreprises de construction ou des employés. Les lettres de résiliation du contrat sont écrites par l’une ou l’autre des parties au moment où l’une ou l’autre juge nécessaire de résilier le contrat.
Lorsqu’une relation d’affaires commence, il y a plusieurs choses qui devraient être incluses dans les clauses de résiliation de l’accord, y compris les noms des parties qui ont le pouvoir de mettre fin à la relation, tous les termes et conditions dans lesquels l’accord peut être résilié , et quelles mesures doivent être prises par l’une ou l’autre des parties pour mettre fin à l’accord. D’autres éléments incluent les intervalles de temps requis par l’une ou l’autre des parties entre l’avis d’intention de résiliation et l’entrée en vigueur de la résiliation, ainsi que tous les canaux de communication entre les parties pouvant être utilisés après l’entrée en vigueur de la résiliation. Ces éléments servent à protéger les deux parties si de l’argent est dû à l’une ou à l’autre ou si un préavis est requis afin qu’aucune des parties ne soit laissée sans moyen de faire une transition en douceur lors de la dissolution de l’accord.
Par exemple, une clause de résiliation de contrat peut être incluse dans un contrat de bail qui indique explicitement pourquoi un propriétaire peut expulser un locataire, comme une perturbation excessive des voisins, des dommages à la propriété ou la conduite d’activités illégales sur les lieux. La même clause peut également inclure des dispositions selon lesquelles le locataire a le droit de résilier le contrat avec un préavis de 30 jours si les demandes de réparations ne sont pas traitées par le propriétaire dans un certain délai à compter de la date de leur réception. De cette façon, les intérêts des deux parties sont servis par la clause. Dans cet exemple, la lettre de résiliation du contrat du locataire indiquerait les faits et les dates de ses raisons de quitter ainsi que la date à laquelle la vacance est effective, tandis que la lettre du propriétaire mentionnerait les violations des conditions de location et la date à laquelle l’expulsion est effective.
Un autre aspect important de la lettre de résiliation du contrat est qu’elle fournit aux deux parties un mécanisme central de communication neutre en cas de différends et de griefs sous-jacents à la décision de résilier. Dans certains cas, il peut y avoir des désaccords ou des conséquences à la résiliation qui pourraient amener l’une ou l’autre partie à recourir à un litige pour les résoudre. La lettre de résiliation du contrat explique clairement et sans ambiguïté pourquoi et quand la relation doit être dissoute et offre aux deux parties la possibilité d’expliquer leurs positions concernant la nécessité de la résiliation avant de prendre la décision de saisir le tribunal.