Également appelée note de débit, une note de débit est un type de document comptable utilisé pour identifier un montant imputé à un compte client. Dans certains cas, la note de service est un document interne qui permet de conserver un registre des charges et des comptes qui n’ont pas encore été facturés. À d’autres moments, une note de débit remplit une fonction similaire à celle d’une facture, permettant au client d’utiliser le document comme base pour soumettre un paiement.
Lorsqu’elle est utilisée comme document interne, une note de débit peut être utilisée pour imputer des frais à un compte client qui n’a pas encore été facturé. Cela peut inclure l’utilisation actuelle qui s’est produite depuis le dernier relevé de facturation. Une fois que le processus de préparation d’une facture pour la période de clôture la plus récente commence, tous les mémos créés depuis la dernière date de clôture seront utilisés comme documentation pour étayer les postes de la nouvelle facture. Alors qu’auparavant la note de débit n’était conservée que sous forme de copie papier, certains systèmes logiciels de comptabilité permettent aujourd’hui la création d’une note électronique qui peut être consultée et utilisée pour renseigner les détails d’une facture client.
En tant que document de remplacement d’une facture, la note de débit peut être utilisée comme moyen d’ajuster le solde dû sur un compte lorsqu’un frais encouru précédemment est omis de cette facture pour une raison quelconque. Par exemple, si la tarification spéciale étendue à un client via un contrat devait expirer et que le détail du système de facturation n’est pas mis à jour, il est possible qu’une période de facturation soit facturée aux tarifs les plus anciens et qui ne sont plus applicables, plutôt qu’aux tarifs taux standard pour les biens et services fournis. Lorsque tel est le cas, la société peut choisir d’émettre une note de débit et d’en transmettre une copie au client, ajustant le solde dû sur cette facture et demandant que le reste du paiement soit versé dans un certain délai.
Tout comme une note de crédit est souvent utilisée pour effectuer un certain type d’ajustement du solde dû sur un compte client en supprimant une partie des frais accumulés, une note de débit peut être utilisée comme mécanisme pour ajouter des frais qui ont été déterminés à s’appliquer à ce client. Les détails réels du mémo varieront en fonction des politiques de l’entreprise et du respect des principes comptables généralement acceptés, mais le document contiendra probablement toutes les informations nécessaires pour éventuellement créer une ligne sur une facture. De plus, le détail de la note de débit sera suffisant pour retracer l’historique de la transaction depuis le moment où les frais sont encourus jusqu’à la date de facturation.