Une note de débit est un outil comptable qui est utilisé à plusieurs fins. Il sert de véhicule aux institutions financières, telles que les banques, pour informer leurs clients des modifications apportées aux soldes de leurs comptes en raison d’une transaction générée en interne qui peut ne pas être incluse dans les types de frais les plus courants qui reviennent aux comptes de ces clients. La facilité est également utilisée par les entreprises comme un moyen de corriger un déséquilibre dans les frais précédemment émis pour une transaction.
Parfois, les entreprises font des erreurs en facturant à leurs clients un montant qui peut être inférieur au prix réel d’un service ou d’un produit. Lorsque cela se produit, l’entreprise peut décider de remédier à une telle erreur en utilisant une note de débit. Dans ce cas, la note de débit n’inclura que la différence entre le montant précédemment facturé et le montant réel, qui sera émis au client sous forme de facture. La société qui émet un tel mémorandum de débit peut également avoir omis de prendre en compte certains facteurs qui affectent le prix de la marchandise lorsqu’elle a émis la facture originale, ce qui oblige à recalculer et à attribuer le montant réel au client pour le versement de Paiement.
Une autre application pour une note de débit est une charge qui est imputée au compte d’un titulaire de compte par une banque, en dehors des frais habituels. Par exemple, une banque peut débiter une somme déterminée du solde d’un titulaire de compte à titre d’amende punitive pour l’émission de chèques sans provision. Dans un tel cas, la banque émettra une note de débit au client concerné, l’informant des déductions, de la nature de la déduction et du solde actuel du compte du déposant. Parfois, la banque peut émettre une note de débit lorsqu’elle débite de l’argent du compte du client à titre de frais de service pour le maintien du compte.
À d’autres moments, la raison de la génération de cet outil pourrait être due à une sorte d’erreur de la part des comptables lors du rapprochement des comptes de l’entreprise. Dans ce type de cas, les comptables compenseront l’erreur par l’utilisation d’une note de débit. Habituellement, de telles erreurs dans le rapprochement surévaluent le solde total du compte ou peuvent être dues à des erreurs de facturation aux clients pour des services et des biens qui ont augmenté le solde total.