Para escrever uma carta de redução, você normalmente deve começar por ter todos os documentos necessários para fazer referência ou incluir, e fazer cópias desses documentos para enviar. Em seguida, você deve começar sua carta incluindo as informações de contato do destinatário, como o escritório do Internal Revenue Service (IRS) com o qual está entrando em contato, e seu próprio nome e informações de contato. A carta deve conter uma indicação clara e concisa das taxas cobradas de você e que deseja reduzir e a razão pela qual você acha que não deveria ter que pagar essas taxas. Sua carta de redução deve indicar que você não agiu por má vontade ou malícia e demonstrar que deseja resolver a questão de uma forma razoável.
Uma carta de abatimento é uma carta escrita para uma agência ou empresa, geralmente o IRS, na tentativa de obter abatimento de multas ou outras despesas que a organização está cobrando de você. Você deve incluir vários documentos em sua carta, portanto, certifique-se de ter todos os documentos necessários ao escrevê-la e faça cópias desses documentos para enviar com sua carta. Não envie documentos originais com sua carta de abatimento, pois eles podem se perder no correio. Você deve incluir uma cópia ou referência da carta que recebeu que indica o que você deve, incluindo um número de caso, se aplicável, e qualquer documentação que você tenha para corroborar o motivo do abatimento.
Sua carta de redução deve começar com as informações de contato da empresa ou do escritório que você está contatando, seguidas de suas próprias informações de contato. Se você souber o nome de uma pessoa na empresa, como a pessoa que o contatou ou um agente do IRS, você deve enviar sua carta de abatimento a essa pessoa, caso contrário, você pode usar “A quem possa interessar”. Em seguida, você deve declarar claramente que está solicitando uma redução do valor cobrado e indicar a data da carta que foi enviada e o número do seu caso ou conta, se disponível. O motivo pelo qual você está solicitando a redução deve ser claramente declarado e deve ser um motivo legítimo, como um desastre natural, doença grave ou morte na família.
Você deve incluir documentação para apoiar o motivo pelo qual declara em sua carta de abatimento, como fotos dos danos causados por um desastre, uma carta do médico verificando sua doença ou uma certidão de óbito de um membro da família. Se possível, você deve tentar incluir alguma forma de pagamento parcial ou um pedido de parcelamento para reembolsar o valor que causou a multa que você deseja abater. Este é um gesto de boa fé que não é estritamente necessário, mas pode fazer com que sua redução seja mais aceita. Você deve ter em mente que uma carta de redução pode ser um documento legal e que o engano intencional em tal carta pode ser motivo para acusações de fraude ou perjúrio.
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