Embora os trabalhos de administração de escritórios possam ser encontrados em quase todos os setores, a maioria desses tipos de cargos geralmente é encontrada em serviços de saúde, serviços comerciais, bancos, agências governamentais, companhias de seguros e escolas. Eles geralmente abrangem todos os departamentos e níveis da força de trabalho. Devido ao grande número de funcionários e assistentes administrativos, geralmente há uma grande necessidade de gerentes de escritórios administrativos planejar, direcionar e supervisionar o fluxo de trabalho diário para atender às metas operacionais da organização. Existem diferentes maneiras de se tornar gerente de escritório administrativo, incluindo educação e promoção dentro da empresa.
A maioria dos cargos de gerente de escritório administrativo exige um diploma secundário, seja um associado, um diploma de bacharel ou superior. Existem muitas escolas, classes e programas diferentes para a posição de administrador do escritório, incluindo universidades tradicionais de quatro anos, faculdades comunitárias e escolas de comércio. Normalmente, os cursos de contabilidade, matemática empresarial, aplicativos de computador, tecnologia de escritório, recursos humanos e direito comercial devem ser realizados para receber a certificação ou o diploma para se tornar um gerente de escritório administrativo.
Qualquer candidato que queira se tornar gerente de escritório administrativo geralmente deve ter experiência de trabalho relacionada, mesmo após obter todos os requisitos educacionais para o trabalho. Muitas vezes, esse é o motivo pelo qual as promoções internas são a maneira mais comum de atingir essa posição. Os gerentes de escritório administrativo têm muitas responsabilidades que normalmente incluem o planejamento do trabalho, a supervisão da equipe, a revisão do trabalho, a conclusão das avaliações dos funcionários e a contratação e demissão de funcionários. Com esse amplo espectro de funções, os gerentes de administração do escritório geralmente precisam conhecer e entender os pontos fortes e fracos dos funcionários, quanto tempo as tarefas demoram e como treinar e gerenciar os outros.
Uma pessoa que começa em uma posição de nível de entrada, como recepcionista, funcionário de contabilidade, assistente administrativo ou outra posição que auxilia no aprendizado da empresa e do pessoal, normalmente é um candidato provável a se tornar gerente de escritório administrativo. Juntamente com a experiência no trabalho, os candidatos geralmente precisam se preparar participando de aulas de desenvolvimento profissional sobre tópicos como relacionamento interpessoal, treinamento, gerenciamento de tempo e gerenciamento de projetos. Também pode ser benéfico para um candidato procurar oportunidades de treinamento de supervisor nos cargos atuais. As empresas também podem procurar conjuntos de habilidades que incluem trabalho em equipe, organização, liderança e boa comunicação ao promover de dentro da organização.
Outro traço de personalidade importante que normalmente é necessário para se tornar um gerente de escritório administrativo é ter excelentes habilidades de pessoas. Os administradores de escritório geralmente atuam como elos de ligação entre todos os níveis de pessoal e precisam resolver problemas regularmente. Alguns projetos podem incluir departamentos de reestruturação, implementação de novas políticas da empresa e mediação de conflitos interpessoais. Geralmente, eles também devem entender os acordos trabalhistas e relatar qualquer problema à equipe de gerenciamento superior.
Tornar-se gerente de escritório administrativo normalmente exige que um candidato seja capaz de trabalhar com todos os tipos diferentes de personalidades e níveis profissionais. Isso geralmente inclui todos, desde o funcionário do correio ao vice-presidente. Saber ser detalhista, analítico, criativo e flexível ao mesmo tempo pode ser necessário para ter sucesso nessa posição.