Um gerente de escritório gerencia o fluxo de trabalho, mantém registros e supervisiona os funcionários, facilitando geralmente o trabalho realizado em um escritório. As tarefas precisas executadas podem depender de vários fatores, incluindo quantos funcionários existem e a escala do negócio. O trabalho de um gerente de escritório geralmente é muito semelhante entre os campos, porque ele ou ela é responsável apenas por outros funcionários, não pelo trabalho real realizado no escritório. Na maioria dos casos, esse cargo não é o nível mais alto de administração da empresa e esse funcionário pode se reportar a gerentes ou proprietários superiores. As pequenas empresas podem ter gerentes de escritório, mas às vezes são apenas funcionários avançados que desempenham as funções de gerente de escritório, além de suas próprias funções, sem qualificações especiais.
Um gerente de escritório é geralmente uma pessoa formada em administração ou negócios. Ele geralmente é responsável por garantir que os funcionários trabalhem da maneira mais eficiente possível e que a produtividade esteja no nível mais alto possível. O gerente do escritório geralmente faz isso atribuindo trabalho de maneira eficaz, tocando a base com os funcionários com frequência e mantendo registros de produtividade. Essa posição também é frequentemente responsável por acompanhar orçamentos, arquivos e registros de funcionários.
Dado que o gerente apenas facilita a execução do trabalho pelos funcionários, ele ou ela não precisa necessariamente entender o trabalho que está sendo realizado no escritório para gerenciá-lo de maneira eficaz. Por exemplo, uma pessoa com um diploma de administração, mas sem experiência com computadores, ainda pode gerenciar um escritório que cria software. Mesmo assim, muitas vezes é útil ter experiência no tipo de escritório em que trabalha, tanto porque dá aos funcionários de nível inferior confiança na competência de uma pessoa quanto porque pode ajudar no gerenciamento do fluxo de trabalho.
Uma das principais responsabilidades geralmente atribuídas aos gerentes de escritório é a contratação de novos funcionários e a rescisão dos antigos. O gerente também pode ser responsável por garantir que todos os funcionários sejam informados das políticas da empresa e que assinem todos os documentos legais necessários relacionados ao emprego. Garantir que o escritório seja executado em total conformidade com as leis que regulam os funcionários é uma das tarefas mais importantes do gerente do escritório.
As empresas menores geralmente precisam administrar o escritório sem os recursos para contratar uma pessoa apenas para servir como gerente do escritório. Nesses casos, o proprietário pode desempenhar a função de gerente, ou um funcionário de alto nível pode trabalhar e supervisionar outros. Nem todos os escritórios exigem esse tipo de gerenciamento; portanto, existem escritórios que funcionam sem a supervisão de um gerente. Ao se candidatar a empregos de gerente de escritório, os requisitos exatos da posição geralmente são listados na descrição do cargo. É importante observar esses requisitos exatos, porque todo escritório deseja algo ligeiramente diferente de um gerente, dependendo do que foi bem-sucedido no passado.