Um gerente de assistente administrativo supervisiona o desempenho do trabalho de assistentes administrativos no local de trabalho. Os assistentes administrativos realizam uma variedade de tarefas no escritório, incluindo funções de recepcionista e de escritório. Os gerentes de assistentes administrativos supervisionam o treinamento de novos assistentes administrativos, atribuem suas funções, fazem agendas de funcionários, coletam quadros de horários dos funcionários e concluem várias outras tarefas que mantêm os escritórios funcionando sem problemas.
Os gerentes assistentes administrativos geralmente trabalham em grandes escritórios em hospitais, escolas, escritórios de advocacia e empresas. Esses tipos de operações em larga escala geralmente requerem vários assistentes administrativos na equipe, e esses funcionários exigem alguma supervisão. Por exemplo, uma universidade pode ter um ou mais assistentes administrativos por departamento. Os gerentes de assistentes administrativos podem ser obrigados a supervisionar grupos de departamentos ou a gerenciar as atividades de todos os assistentes no campus.
Um gerente de assistente administrativo também pode desempenhar suas funções on-line, em uma capacidade virtual. Essa abordagem é especialmente útil quando uma empresa ou agência possui escritórios em vários locais. Os gerentes de assistentes administrativos virtuais geralmente devem ser fluentes na comunicação on-line para poder trabalhar de maneira eficiente e eficaz como funcionários de telecomutação.
O caminho para uma posição de gerente de assistente administrativo geralmente segue um dos dois cursos. Muitos gerentes de assistentes administrativos começaram como assistentes administrativos, secretárias ou gerentes de escritório. À medida que crescem os negócios para os quais trabalham, ou as posições são abertas por atrito, eles podem ser promovidos ao status de gerente em reconhecimento de suas habilidades organizacionais, produtividade e capacidade de supervisionar outras pessoas. Um caminho menos típico para uma carreira de gerente de assistente administrativo é mais simplificado. Escolas profissionais, faculdades comunitárias e algumas universidades oferecem programas especificamente projetados para ensinar o conjunto de conhecimentos e habilidades necessárias para que um graduado obtenha uma posição de gerente administrativo assistente sem subir na escada do emprego.
Para supervisionar os assistentes administrativos, seja no local ou por meio de uma conexão com a Internet ou intranet, um gerente assistente administrativo deve estar familiarizado com as funções de seus funcionários. Isso geralmente inclui digitar, arquivar, atender telefones com várias linhas e disseminar informações oficiais. Outras funções envolvem a solicitação de suprimentos, o estoque e a manutenção de equipamentos de escritório, como copiadoras e impressoras. Os gerentes assistentes administrativos também treinam e instruem os assistentes nas diretrizes de segurança e etiqueta adequada dos funcionários.
Um gerente de assistente administrativo geralmente ganha mais do que um assistente administrativo, principalmente por causa das responsabilidades adicionais do trabalho. Além da capacidade de desempenhar todas as funções de um assistente administrativo, o gerente deve ser capaz de cumprir e cumprir requisitos e regulamentos de recursos humanos, coletar e dispersar dados relevantes, entrevistar, contratar e demitir funcionários e criar frequentemente complexos horários de trabalho e férias. Alguns gerentes assistentes administrativos também atuam como secretários particulares de executivos, bem como gerentes de escritório.
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