A criação de um sistema de arquivamento organizado manterá o escritório funcionando com mais tranquilidade, quer você trabalhe em casa ou em um grande espaço de trabalho compartilhado. Um sistema de arquivamento lógico é crucial quando vários indivíduos fazem uso dos mesmos arquivos, pois permitirá que todos tenham acesso rápido e fácil às informações de que precisam. Se você está organizando seu sistema de arquivamento, planeje reservar pelo menos um dia para fazê-lo, de modo que não perca o que está fazendo no meio do processo.
Para começar a fazer um sistema de arquivamento organizado, divida seu trabalho em duas categorias: ativo e arquivamento. O material ativo incluiria itens de ação pendentes, projetos em andamento ou material de leitura que precisa estar prontamente acessível. O material de arquivo inclui dados que não precisam estar prontamente disponíveis. Planeje reservar um espaço próximo à sua mesa para os itens ativos e outra área de arquivamento para o trabalho de arquivo. Planeje também uma programação de descarte de arquivos. Considere as restrições legais antes de descartar o material arquivado: algumas empresas devem manter registros financeiros disponíveis por um determinado período de tempo, por exemplo.
Considere o tipo de materiais ativos em andamento ao criar um sistema de arquivamento organizado. Se você for um contador, por exemplo, você pode ter faturas em aberto, contas a pagar, contas a pagar e relatórios de lucros e perdas para o trimestre em que está trabalhando. Se você é um designer, pode ter vários projetos em andamento para vários clientes, amostras pendentes, lances pelos quais você está aguardando uma resposta e assim por diante. Construa um conjunto de categorias soltas para seu sistema de arquivamento e planeje fazer subcategorias dentro das categorias gerais. Desta forma, você sabe que pode encontrar todas as faturas pendentes, por exemplo, em um local central. Nesse local, as faturas podem ser organizadas em ordem alfabética por fornecedor, em ordem de valor ou de outra forma que faça sentido para você.
Em seguida, configure suas pastas de arquivamento. Ao criar um sistema de arquivamento organizado, planeje usar um método que seja lógico para você e outras pessoas no ambiente de escritório. Talvez você queira organizar os arquivos em ordem alfabética por projeto. Em um pequeno escritório onde os arquivos são mantidos em um local central, os arquivos provavelmente devem ser divididos por assunto: projetos, registros financeiros, manuais do usuário e assim por diante. Dentro de cada categoria ampla, crie pastas menores.
Ao criar pastas para um sistema de arquivamento organizado, use fontes grandes e fáceis de ler em guias que se destacam bem acima do resto da pasta, para que você possa localizar rapidamente uma seção. Também pode ser útil usar guias ou arquivos codificados por cores, para que você possa ver uma divisão visual clara entre as categorias. Mantenha um estoque de pastas, guias e equipamentos à mão para que você possa facilmente fazer mais arquivos quando precisar: não ceda à tentação de uma bandeja “para arquivar”.
Depois de construir o esqueleto do seu sistema de arquivamento, você pode integrar todo o papel e material impresso que precisa ser arquivado. Esvazie todos os seus arquivos, bandejas pendentes e outras pilhas de papel. Examine todo o material, primeiro determinando o que precisa ser guardado e o que precisa ser jogado fora. Nem todo pedaço de papel precisa ser salvo: guarde o material relevante ou útil e livre-se do resto. Seu sistema de arquivamento não deve conter todas as folhas de papel já usadas na história da empresa. Ao limpar, classifique o material em categorias ativas ou de arquivo e arquive-o na área apropriada.
Depois de criar um sistema de arquivamento organizado, você provavelmente descobrirá que sua vida é muito mais fácil. Faça a manutenção do sistema com purgas frequentes de material antigo e fique atento ao arquivamento para evitar o acúmulo de material.