Às vezes, é necessário que um funcionário incorra em certas despesas para conduzir os negócios diariamente. Dirigir um veículo pessoal para fazer recados da empresa ou fazer ligações de vendas às vezes é necessário, mas pode ser uma despesa cara se um funcionário tiver que pagar por isso por conta própria. De vez em quando, as pessoas também podem precisar comprar suprimentos de escritório ou pegar materiais para uma campanha ou projeto e usar fundos pessoais para pagar pelos itens. Quando esses tipos de despesas ocorrem, a maioria das empresas oferece reembolso aos funcionários.
Além das compras comerciais tangíveis, os custos de viagens locais costumam ser incluídos em um relatório de despesas para reembolso ao funcionário. A compensação por milhagem, taxas de estacionamento e despesas semelhantes geralmente se qualificam. Da mesma forma, viagens de negócios para fora da cidade também são frequentemente reembolsadas. Incidentes como passagens aéreas, corridas de táxi, gorjetas, custos de aluguel de automóveis, acomodações em hotéis e jantares em restaurantes podem ser cobertos pelo plano de compensação do empregador.
No entanto, os membros da equipe devem compreender a política de reembolso do funcionário antes de gastar seu próprio dinheiro. Uma empresa geralmente tem critérios específicos que definem quais despesas um empresário está disposto a cobrir. Muitas despesas precisam ser aprovadas com antecedência para evitar que as pessoas façam compras não autorizadas, como uma nova mesa de escritório, e depois esperem que uma empresa pague por ela.
Como os donos de empresas geralmente definem orçamentos internos, itens caros que não são autorizados podem representar um enorme fardo para as finanças da empresa. Pessoas que não seguem as políticas de reembolso de funcionários provavelmente terão seus pedidos de reembolso recusados. O mesmo também pode ser verdadeiro para despesas telefônicas excessivas ou outros custos que excedam o limite aceitável.
No final de cada mês, os funcionários geralmente são solicitados a fornecer aos gerentes relatórios de despesas preenchidos. Este formulário padronizado é onde um indivíduo normalmente lista todas as despesas de negócios em que incorreu durante o mês. Ele deve incluir o motivo do dispêndio financeiro e quaisquer números de empregos associados ou outros indicadores quando se relacionarem a um cliente ou projeto específico.
Todos os recibos correspondentes coletados ao longo do mês devem ser anexados à solicitação de reembolso do funcionário. Além disso, todas as autorizações por escrito também devem ser enviadas para verificação de despesas legítimas pré-aprovadas. Antes de entregar relatórios e recibos, é aconselhável que os funcionários façam cópias de tudo, para o caso de a papelada do empregador ser perdida ou extraviada.