Um fornecedor preferido é aquele que foi investigado por uma empresa e aprovado. Quando uma empresa precisa de serviços, recorre primeiro a esses fornecedores, o que significa que estar na lista preferida pode colocar uma empresa em uma posição poderosa. Como regra geral, apenas empresas e instituições realmente grandes usam fornecedores preferenciais, e as pessoas devem se inscrever para entrar no programa preferido.
Existem várias qualidades que uma empresa procura em um fornecedor preferido. A reputação na indústria é certamente importante, assim como questões como desempenho no prazo, custos razoáveis e alta qualidade de produtos e serviços. Os fornecedores também precisam ser totalmente licenciados, vinculados e segurados, conforme aplicável, com ampla evidência de certificação e experiência na área em que se especializam.
As práticas comerciais de um fornecedor também podem ser importantes. Uma empresa que deseja promover a sustentabilidade, por exemplo, usará apenas fornecedores com práticas ambientais comprovadas e um compromisso demonstrado com a administração ambiental. Da mesma forma, uma empresa religiosa pode preferir usar fornecedores que compartilham suas crenças religiosas.
Muitas empresas também esperam algumas concessões de fornecedores preferenciais. Ao adicionar uma empresa a uma lista preferida, a empresa está dizendo que ela será seu primeiro recurso de bens e serviços e que não procurará outro lugar, a menos que um fornecedor não possa fornecer os serviços necessários. Em troca, uma empresa pode solicitar descontos ao fornecedor e outros tratamentos especiais, pois se considera um cliente muito importante.
Algumas empresas firmam o que é conhecido como contrato de fornecedor preferencial, um contrato entre um fornecedor preferencial e a empresa que se destina a especificar os termos do relacionamento. Ter um contrato desse tipo pode ser uma boa idéia, pois garante que todos entendam quais são as expectativas e pode estabelecer as bases para o recurso legal, se surgir um problema. Este tipo de contrato deve ser lido com cuidado por ambas as partes para confirmar que não há surpresas nos termos do contrato.
O departamento de compras geralmente gerencia relacionamentos com fornecedores preferenciais e possui uma lista de fornecedores que distribui para outros departamentos. Quando as pessoas precisam de algo, espera-se que o fornecedor desta lista o forneça antes de procurar fornecedores externos.
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