Vários tipos de empresas gerenciam seus negócios mantendo contas. Isso inclui bancos, empresas de cartão de crédito e empresas de serviços públicos. As contas mantidas por essas empresas são, na verdade, arquivos personalizados. Para diferenciar um arquivo de outro, cada arquivo geralmente recebe um número de conta para identificá-lo.
Os números de contas são geralmente ferramentas de gerenciamento de arquivos muito úteis e eficientes. Se uma pessoa vai a um banco para abrir uma conta corrente, ela deve receber um número de conta corrente. O objetivo deste número é gerenciar transações que pertencem especificamente às transações desse cliente. Se ela precisar fazer um depósito, ela usará seu número de conta para que o dinheiro possa ser creditado a ela e não a outra pessoa. Se ela precisar sacar fundos, ela precisará de seu número de conta para garantir que não esteja pegando fundos que não pertencem a ela.
As empresas que gerenciam arquivos de clientes usando números de conta geralmente acham mais fácil identificar um arquivo de cliente usando esse número. Os nomes, por exemplo, podem criar um problema porque pode haver muitas pessoas com o mesmo nome. Os números de conta, no entanto, devem ser exclusivos. Os números de conta duplicados dentro de uma empresa geralmente são um erro e podem criar vários problemas.
Os números das contas podem ser totalmente numéricos ou alfanuméricos. Cada empresa geralmente pode decidir como formatar seus números de conta. As empresas geralmente estruturam esses números de forma que um número de conta de outra empresa não possa ser confundido com um deles. Por exemplo, um banco deve ser capaz de identificar prontamente que um erro foi cometido se um cliente usar seu número de conta de cartão de crédito.
Dependendo do tipo de conta, pode haver risco substancial envolvido na perda ou compartilhamento de um número de conta. Existem inúmeras razões para isso. O principal motivo é que o arquivo de um cliente geralmente contém informações confidenciais, como seu número de identidade, informações de crédito e endereço residencial. Outro motivo pelo qual a proteção dos números de contas é importante é porque, se estranhos obtiverem os números, eles poderão obter acesso aos recursos de uma pessoa, como suas finanças.
Uma vez que muitas empresas usam números de conta, a maioria das empresas tenta torná-lo conveniente para os clientes gerenciá-los. Eles fazem isso incluindo o número da conta de cada cliente em extratos e faturas enviadas a eles. O número geralmente é impresso em cada cheque quando uma pessoa possui uma conta corrente. Algumas empresas emitem cartões para cada cliente contendo seu número exclusivo.