Um registro de ativos é uma ferramenta de contabilidade usada para rastrear os ativos de um indivíduo ou de uma organização. Existem alguns estilos e variedades diferentes, e o registro necessariamente terá uma aparência diferente dependendo das especificações do que está registrado. Os exemplos mais básicos são pouco mais do que registros e podem ser registrados em papel ou em um caderno. Registros mais sofisticados são armazenados eletronicamente, geralmente com o uso de um software sofisticado de rastreamento que pode contabilizar coisas como flutuações no valor ao longo do tempo e obrigações fiscais projetadas. O tipo mais comum de registro é provavelmente um registro de ativo fixo (FAR), que rastreia apenas ativos fixos. Uma alternativa é um registro “atual”, que monitora ativos mais fluidos, como dinheiro em caixa, que entram e saem com mais regularidade.
Compreendendo ativos fixos
Ativos fixos são geralmente definidos como ativos que não são fáceis de converter em dinheiro. Lotes de terrenos, edifícios, máquinas e veículos são alguns dos exemplos mais comuns. A propriedade intelectual geralmente também está incluída; isso se refere a ativos que não são tangíveis, incluindo patentes, direitos autorais, marcas registradas e boa vontade. Embora um registro atual contenha itens como suprimentos, ativos pré-pagos e dinheiro em caixa, apenas os ativos que são uma parte padrão das atividades de depreciação de uma organização são incluídos em um FAR.
Propósito principal
Um dos objetivos mais importantes de um registro de ativos é simplificar a manutenção de registros. O documento se torna uma referência para fins comerciais e para rastreamento de ativos, e também pode ser usado para fins de depreciação. Quando as organizações calculam a depreciação para ativos fixos, o registro é atualizado. Ele oferece uma listagem completa em um local de todos os ativos, o que fornece uma maneira fácil para os contadores encontrarem informações sobre os ativos e seus valores.
Os registros também são particularmente úteis quando uma empresa calcula a depreciação. Esta é uma parte padrão da contabilidade na qual uma parte do valor de cada ativo é debitada em um período especificado. A depreciação é geralmente calculada anualmente para fins fiscais e de seguro. Um FAR contém o nome de cada ativo e o valor contábil do ativo. Na contabilidade, o “valor contábil” de um ativo é o valor original do ativo menos o valor total depreciado.
Rastreamento de ativos e inventário
Muitas empresas usam registros como uma forma de rastrear ativos em vários departamentos e divisões. Ocasionalmente, as organizações fazem um inventário para verificar a existência de todos os ativos e para manter uma lista mestre do que é mantido e onde. Idealmente, então, o registro deve conter todos os ativos que a empresa possui. Na maioria dos casos, um funcionário associa cada item do registro ao ativo real possuído.
Utilidade para auditoria
Os auditores também usam esses registros como parte dos procedimentos de auditoria padrão. É vital nas organizações que o registro seja totalmente preciso. Os auditores verificam a existência de ativos usando métodos aleatórios. Quando isso ocorre, o auditor escolhe um ativo da lista e inspeciona fisicamente o ativo. Esse processo de verificação é usado para garantir que os livros contábeis da organização sejam precisos.
Criação Básica
Ao criar registros inicialmente, as organizações geralmente usam uma abordagem sistemática com ativos listados em ordem alfabética ou, talvez, por localização. Qualquer que seja o método escolhido, muitas vezes é necessário um sistema de rotulagem. Isso consiste em rotular ativos com números fáceis de ler. Esses números também são listados no registro para facilitar a determinação da localização física dos ativos. Quando as empresas possuem um grande número de ativos diferentes, rotular os ativos é vital nos processos de verificação de ativos.
A maioria das organizações usa um programa de software projetado especificamente para rastrear ativos. Um programa de software ajuda a organizar a lista de ativos e é criado exclusivamente para permitir que os contadores rastreiem cada item e o valor de cada um. Outras organizações rastreiam as posses por meio de um programa de planilha ou um modelo de registro de ativos.