Um subsídio em dinheiro é a quantia atribuída que os empregadores darão aos funcionários antecipadamente para cobrir despesas de negócios, como refeições, despesas de viagem e material de escritório. As concessões em dinheiro são mais simples para a contabilidade do que coletar recibos e reembolsar despesas pequenas ou frequentes. Os funcionários geralmente preferem o subsídio em dinheiro porque não há espera por reembolsos e é mais prático pagar refeições e táxis com dinheiro em vez de com cartão de crédito corporativo.
A maioria das empresas mantém uma pequena quantia em dinheiro disponível para as concessões em dinheiro, mesmo que não façam compras regularmente. Pode ser usado para pagar almoços de trabalho, táxis para casa após reuniões tardias ou outras despesas incidentais, como cartuchos de impressora de emergência. Um funcionário que viaja regularmente a trabalho pode ter quantias fixas de dinheiro distribuídas para refeições que podem acompanhar um subsídio de milhagem para seu carro. Se o funcionário preferir uma refeição mais cara, deverá pagar a diferença com seu próprio dinheiro. Da mesma forma, se o funcionário preferir uma refeição mais leve, ele pode embolsar a diferença.
A natureza fixa de um subsídio em dinheiro torna a contabilidade mais fácil. O valor é oferecido à vista, para que possa ser contabilizado imediatamente. Não são necessários recibos para a documentação, pois é prerrogativa do empregado gastar ou não o dinheiro. Isso reduz a papelada e também a volatilidade, pois o funcionário não pode ultrapassar o orçamento com um subsídio em dinheiro, reduzindo também as despesas gerais. Oferecer dinheiro a um funcionário geralmente é apreciado, pois pode aumentar o moral e ajudar a validar o valor do funcionário.
O subsídio em dinheiro é considerado uma das vantagens de empregos que exigem muitas horas de trabalho e viagens. Os funcionários aproveitam a comodidade do dinheiro, reduzindo a complexidade de convidar clientes para almoçar. Da mesma forma, a maioria dos funcionários prefere não gastar seu próprio dinheiro em despesas comerciais ou seu tempo buscando pequenos reembolsos. As pequenas empresas que não têm muito espaço de armazenamento podem usar as verbas em dinheiro para que os funcionários possam comprar material de escritório quando necessário, o que pode realmente aumentar ao longo dos meses.
Os funcionários pagam impostos sobre o subsídio em dinheiro, assim como outras formas de renda. Em alguns países, eles podem ser dedutíveis como despesas comerciais. Pode ser aplicável um subsídio de custo de capital, que é a depreciação do valor original da compra, dependendo do que foi comprado com o dinheiro. Outros países permitem que um grupo religioso pague em dinheiro o espaço de convivência de um ou mais membros e deduza esse valor como subsídio pastoral.