Um administrador geral também é conhecido como gerente de escritório ou assistente administrativo. Embora as descrições de cargos variem um pouco de acordo com a empresa, o administrador geral pode ser responsável por lidar com toda a correspondência, atender linhas telefônicas, receber mensagens, preparar relatórios e outras tarefas gerais do escritório. Em alguns casos, os administradores gerais podem precisar de treinamento especializado para concluir algumas dessas tarefas em ambientes de escritório altamente técnicos. O termo é mais comumente usado para trabalhos de escritório em países de língua inglesa fora da América do Norte.
Uma das principais responsabilidades de um administrador geral é lidar com toda a correspondência, não apenas verificando as mensagens recebidas e garantindo que elas cheguem à pessoa apropriada, mas também digitando a correspondência para as mensagens enviadas. Alguns administradores gerais podem precisar ir aos correios para receber as correspondências, mas geralmente as correspondências são entregues em um local central em uma agência para posterior distribuição. Esse dever é de vital importância para muitas empresas, que podem ter propostas ou outros documentos que precisam ser examinados com prazos apertados.
Em alguns ambientes de escritório, um administrador geral é responsável por preparar relatórios em uma variedade de plataformas de software. Portanto, essas posições exigem um bom entendimento do software de escritório, incluindo produtos usados para processamento de texto, planilhas e apresentações de slides. Freqüentemente, o administrador geral é responsável por pegar as informações brutas e colocá-las em um formato atraente e apresentável. Um supervisor geralmente assina o produto acabado antes de ser enviado.
Com o advento de ramais diretos e correio de voz, o trabalho de um administrador geral em atender e transferir chamadas telefônicas diminuiu um pouco na maioria dos escritórios. No entanto, há momentos em que o funcionário pode ser chamado para atender os telefones do chefe ou de outros executivos. Alguns assuntos podem não ser capazes de esperar e cabe ao administrador entender a situação e apresentar uma resposta apropriada. Além disso, alguns executivos preferem que uma pessoa do front office trate de telefone antes de enviá-los.
Outra maneira pela qual os administradores gerais podem oferecer suporte administrativo é através do gerenciamento de banco de dados. Por exemplo, se a empresa possui associações ou precisa manter uma lista de vendas, esse é um dever que pode recair sobre o administrador geral. Cabe a essa pessoa garantir que o banco de dados não possua informações desatualizadas para manter contato confiável com os clientes.
Em alguns escritórios, o administrador geral também é responsável por definir e manter a programação de um ou mais executivos. Nessa situação, o administrador marcará reuniões, confirmará compromissos e tentará manter o dia dentro do cronograma, tanto quanto possível. Isso também pode incluir a organização de planos de viagem.