Um administrador geral tamb?m ? conhecido como gerente de escrit?rio ou assistente administrativo. Embora as descri??es de cargos variem um pouco de acordo com a empresa, o administrador geral pode ser respons?vel por lidar com toda a correspond?ncia, atender linhas telef?nicas, receber mensagens, preparar relat?rios e outras tarefas gerais do escrit?rio. Em alguns casos, os administradores gerais podem precisar de treinamento especializado para concluir algumas dessas tarefas em ambientes de escrit?rio altamente t?cnicos. O termo ? mais comumente usado para trabalhos de escrit?rio em pa?ses de l?ngua inglesa fora da Am?rica do Norte.
Uma das principais responsabilidades de um administrador geral ? lidar com toda a correspond?ncia, n?o apenas verificando as mensagens recebidas e garantindo que elas cheguem ? pessoa apropriada, mas tamb?m digitando a correspond?ncia para as mensagens enviadas. Alguns administradores gerais podem precisar ir aos correios para receber as correspond?ncias, mas geralmente as correspond?ncias s?o entregues em um local central em uma ag?ncia para posterior distribui??o. Esse dever ? de vital import?ncia para muitas empresas, que podem ter propostas ou outros documentos que precisam ser examinados com prazos apertados.
Em alguns ambientes de escrit?rio, um administrador geral ? respons?vel por preparar relat?rios em uma variedade de plataformas de software. Portanto, essas posi??es exigem um bom entendimento do software de escrit?rio, incluindo produtos usados ??para processamento de texto, planilhas e apresenta??es de slides. Freq?entemente, o administrador geral ? respons?vel por pegar as informa??es brutas e coloc?-las em um formato atraente e apresent?vel. Um supervisor geralmente assina o produto acabado antes de ser enviado.
Com o advento de ramais diretos e correio de voz, o trabalho de um administrador geral em atender e transferir chamadas telef?nicas diminuiu um pouco na maioria dos escrit?rios. No entanto, h? momentos em que o funcion?rio pode ser chamado para atender os telefones do chefe ou de outros executivos. Alguns assuntos podem n?o ser capazes de esperar e cabe ao administrador entender a situa??o e apresentar uma resposta apropriada. Al?m disso, alguns executivos preferem que uma pessoa do front office trate de telefone antes de envi?-los.
Outra maneira pela qual os administradores gerais podem oferecer suporte administrativo ? atrav?s do gerenciamento de banco de dados. Por exemplo, se a empresa possui associa??es ou precisa manter uma lista de vendas, esse ? um dever que pode recair sobre o administrador geral. Cabe a essa pessoa garantir que o banco de dados n?o possua informa??es desatualizadas para manter contato confi?vel com os clientes.
Em alguns escrit?rios, o administrador geral tamb?m ? respons?vel por definir e manter a programa??o de um ou mais executivos. Nessa situa??o, o administrador marcar? reuni?es, confirmar? compromissos e tentar? manter o dia dentro do cronograma, tanto quanto poss?vel. Isso tamb?m pode incluir a organiza??o de planos de viagem.