Um administrador de consultório médico, também chamado de secretária médica ou assistente de consultório, é o principal responsável por atender telefones, agendar consultas e gerenciar arquivos de pacientes em uma clínica ou outro consultório médico. Esses profissionais costumam trabalhar diretamente para médicos e enfermeiros, mas também podem trabalhar em hospitais, centros de atendimento de urgência e instalações de vida assistida ou de cuidados paliativos. O trabalho geralmente é semelhante, independentemente da configuração, e tende a se concentrar nas tarefas básicas de gerenciamento de documentos e de secretariado.
Interação direta com o paciente
Na maioria dos consultórios médicos, o administrador é a primeira pessoa que os pacientes veem quando entram. Normalmente, ele ou ela se senta em uma mesa perto da entrada da frente e geralmente é responsável por verificar as pessoas, responder perguntas e garantir que os pacientes se sintam à vontade. facilidade. Dependendo do escritório, essa pessoa também pode estar encarregada de gerenciar a sala de espera, incluindo mantê-la arrumada e garantir que haja distrações como materiais de leitura, brinquedos ou programas de televisão adequados disponíveis.
Gerenciar a papelada que os pacientes precisam preencher também faz parte do trabalho na maioria dos lugares. Os administradores geralmente coletam e registram informações sobre seguros e formulários e divulgações do histórico médico, e geralmente também solicitam pagamentos de coparticipação ou contas de tempo de serviço.
Atender chamadas e gerenciar calendários
A administração dos telefones é outra parte realmente importante do trabalho desse profissional. As pessoas que ligam para os consultórios médicos geralmente conversam com um administrador, pelo menos a princípio, principalmente para obter orientações como chegar ao consultório ou agendar uma consulta. No caso de uma emergência médica, o funcionário da recepção geralmente encaminha a chamada para um médico ou enfermeiro, mas recebe uma mensagem muito detalhada e repassa as informações mais importantes ao especialista médico “de plantão”.
O trabalho também geralmente exige muita experiência quando se trata de agendar e organizar tempo. Os administradores normalmente criam e gerenciam calendários para compromissos, consultas de pacientes e reuniões importantes que eles devem manter atualizados constantemente. Quando médicos, enfermeiros ou outros profissionais médicos estão atrasados ou precisam perder dias, geralmente é tarefa do administrador ajustar as coisas. Ligar para pacientes, reagendar eventos e mudar de horário a qualquer momento pode ser uma parte essencial do trabalho.
Trabalho de escritório
O mundo da medicina é fortemente dependente de registros e um dos maiores trabalhos do administrador do consultório médico é manter a papelada e os arquivos escritos em ordem. Isso normalmente começa com os registros do paciente. O administrador geralmente deve criar um sistema para manter os arquivos atualizados e acessíveis, o que geralmente envolve computação e manutenção de registros eletrônicos. A maioria dos escritórios modernos usa uma combinação de arquivos digitais e baseados em papel, e organizar e assimilar os dois pode ser uma tarefa maior do que parece.
Os administradores do escritório também podem ser responsáveis por gerenciar a correspondência e lidar com coisas como contas de serviços públicos e gerenciamento de folha de pagamento. Muito disso depende do tamanho do escritório em questão – operações importantes, como hospitais, costumam ter departamentos de cobrança específicos que tratam de assuntos financeiros, mas em práticas menores essas coisas geralmente recaem sobre quem está sentado na recepção. Em alguns lugares, essa pessoa também pode lidar com a documentação do seguro, incluindo a emissão de contas aos pacientes e o gerenciamento de pagamentos de terceiros.
Médicos Assistentes
Dependendo do escritório, um administrador também pode ser solicitado a ajudar a equipe médica em assuntos como ditado de registros, transcrição e preparação da sala de exames. Solicitar testes de laboratório também pode ser necessário. Em alguns casos, os profissionais de saúde tratam a equipe do escritório como assistentes pessoais, solicitando que façam coisas como providenciar transporte pessoal, fazer reservas para o jantar ou coletar lavagem a seco, embora isso não seja de forma alguma uma parte universal da descrição do trabalho.
Configurações de trabalho diferentes
Um administrador de consultório médico pode trabalhar em muitos lugares diferentes. As práticas individuais são algumas das mais comuns, mas o trabalho pode ser encontrado em praticamente qualquer lugar em que pacientes e profissionais de saúde interajam – hospitais, casas de repouso e clínicas independentes são apenas alguns exemplos. Às vezes, também é possível encontrar esse tipo de administrador trabalhando em casa, geralmente como “assistentes virtuais”. Os médicos e outras pessoas que praticam pequenas práticas podem não ter despesas gerais para contratar pessoal para marcar consultas e gerenciar registros em tempo integral, mas obter ajuda remota algumas horas por semana geralmente é útil. Os arranjos de trabalho em casa geralmente exigem acesso à Internet e a uma linha telefônica dedicada para lidar com chamadas médicas, mas os detalhes podem variar muito, dependendo das circunstâncias.
Requisitos de treinamento e educação
Os empregadores definem amplamente seus próprios requisitos quando se trata de contratar administradores de consultórios médicos, mas um diploma do ensino médio ou equivalente é quase sempre essencial. A experiência no trabalho administrativo também costuma ser um trunfo, e o conhecimento sobre cobrança e codificação médica também pode ser útil. Algumas faculdades comunitárias e escolas profissionais oferecem cursos projetados especialmente para treinar pessoas para trabalhar em consultórios médicos. Embora esses tipos de programas de forma alguma garantam o trabalho como administrador de consultório médico, eles podem facilitar a notação dos candidatos, principalmente no que diz respeito a empregos competitivos ou empregadores desejáveis.